מדריך להפקת אירועים עסקיים

אירוע עסקי בהגדרתו אינו מיועד אך רק לסקטור העסקי, אלא שמטרותיו הן, כפי שאפשר להבין, מטרות עסקיות. על כן, אירוע עסקי יכול להיות מיועד גם לקהל הרחב אך אז מטרותיו תהיינה שיווקיות גרידא.

חברות במשק וגופים שונים יכולים לתכנן ולהפיק בעצמם אירועים עסקיים באמצעות מחלקות הרווחה וכוח האדם הפנימיות, אך. עם זאת, רצוי ואפילו מומלץ להיעזר באנשי מקצוע מהתחום הפקת האירועים העסקיים. זאת נשום ששימוש בחברות הפקה מקצועיות עשוי לחסוך זמן ואפילו כסף לא מועט.

בבואכם לתכנן אירוע עסקי, קיימים שני יסודות חשובים ביותר אשר יתרמו רבות להצלחתו: מקום ותוכן. אל יסודות אלו יתלוו כל מאפייני ההפקה – החל מהסיור המקדים, דרך קבלת הצעות מחיר ועד לתקתוק האירוע בפועל . אך לפני שנרחיב על היסודות החשובים, הבה נבין מה מוגדר בעולם העסקים כאירוע עסקי : אירוע עסקי יכול להיות כנס, ערב חברה, סדנת גיבוש, או הדרכה עסקית. אירוע עסקי יכול להיות גם יום עיון, פגישת עסקים או השקת מוצר.

ועתה, ליסודות בהרחבה:

# מקום

בחירת המקום עשויה להתברר פעמים רבות כבחירה החשובה ביותר. התאמת האווירה הטבעית של המקום למסר ומטרת האירוע, הינה אבן יסוד לכל מפגש עסקי מוצלח. יתרה מכך, בחירה נכונה של מקום לאירוע, תשפיע באופן ישיר על המיצוב, האיכות ורמת הדיוק של המסר שהמארגנים מעוניינים להעביר למשתתפים.

בימינו, מגוון האופציות למקומות לאירועים עסקיים הולך וגדל כל הזמן. אם פעם אירועים ופגישות עסקיות היו מתקיימים בבתי מלון, אולמות כנסים ומרכזי קונגרסים, היום השתנתה המגמה ואירועים עסקיים מתקיימים לא פחות ואף יותר במקומות בעלי אופי שונה המעניקים ייחודיות יוצאת דופן. מקומות מקוריים לאירועים עסקיים יודעים לתת היום מענה מדויק לחוויית נושא או אירוח המלוות את מטרת המפגש הראשונית. למשל, לוקיישנים נבחרים חדשניים יכולים להיות:  ספא, גן חיות, לונה פארק, יקב, יער, מדבר, יאכטה בלב ים, בית קולנוע, אתר ארכיאולוגי או אתר הסטורי.

בכל מקרה, על המארגנים – באשר הם בין אם ישירים של החברה ובין אם חברת הפקות – לזכור כי המקום לאירוע העסקי חייב להיות תואם אווירה, מטרה ומסר !

# תוכן

אם המקום לאירוע הוא הגוף אזי התוכן הוא, ללא ספק, הנשמה.

רצוי לזכור כי אירוע עסקי צריך להיות מעניין אך לא פחות מרגש. זה נכון לפעול על המוח אך בשילוב עם הכנסת אלמנטים רגשיים כלשהם בין אם חווייתיים (ואינטראקטיביים) ובין אם תחושתיים – השילוב הוא מנצח !

יצירת תחושה שמשהו איכותי עומד להתרחש או שעומדת להיווצר הזדמנות לחוויה מדהימה ייצרו עניין אשר יביא את המשתתפים להוטים לקחת חלק באירוע. על מנת להשיג גירוי מסוג זה, יש לחשוב תחילה על הנושא המרכזי אשר סביבו יתרחש האירוע. הנושא יכול להיות נושא אקטואלי שנבחר על ידי החברה, השקת מוצר או שירות חדשים, הודעה על שינוי דרמתי ומהותי בארגון או אפילו אישור עסקה בפגישה חשובה.

ואם בשנת 2010 עסקינן, אז אסור לשכוח ששום דבר משמעותי לא יכול להתקיים היום מבלי הבאז המתאים סביב האירוע העסקי. את התוכן הרציני והאמיתי של האירוע העסקי יש לתבל באטרקציות, העשרה והפעלה. החל מהרצאה מעניינת, דרך המחשות אינטראקטיביות וכלה בתפאורה בלתי נשכחת. ואם היסודות יציבים, מן הראוי שלאירועים עסקיים יתנו את הכבוד והזמן לתכנן אותם בקפידה.

יש לתכנן תקציב (ובדרך לקבל מספר הצעות מחיר מספקים), להבין איזה רעיון יוביל ארועים עסקיים, להעניק להם תחושת Look'n Feel תואם מסר, לבנות לוח זמנים, לדאוג לישיבת סיעור מוחות בעת הצורך ולהרכיב את כל עקרונות הנוחיות סביב הלוקיישן הנבחר, קרי: נגישות וקרבה גיאוגרפית הגיונית. (אם האירוע מרוחק, על המארגן לדאוג להסעה מסודרת). יש לציין כי כיום מרבית הנתונים נמצאים באתרי האינטרנט ואף על פי כן, חשוב מאוד ללכת באופן אישי ולראות את המקום. בביקור מקדים שכזה ניתן לספוג מאווירת המקום, ללמוד על סידורי החניה, סידורי הביטחון, הגישה לנכים והשירותים, יכולות המקום והעזרים הטכניים שעומדים לרשות המארגנים.