ארגון אירועי התרמה לעמותות

ארגון אירועי התרמה מהווה אלמנט חשוב במאמצי גיוס התרומות של ארגונים. אירועי ההתרמה מיועדים לגיוס תרומות, יחסי ציבור עבור הארגון, שמירה  על קשר עם התורמים והרחבת את המעגל. באירועים אלה אנשי עסקים נפגשים למען מטרה חשובה ומשותפת ויכולים לרקום קשרים עסקיים וחבריים. כיצד מנהלים ערב התרמה מוצלח?איך מארגנים אירועי התרמה?האירועים   יכולים להיות, דינרים עם דברי פתיחה, תוכנית אומנותית, קייטרינג ברמה גבוהה ובמהלכה נחשפת העמותה ופועלה. גיוס כספים נערך לפני האירוע , במהלכו או בסופו עריכת אירוע התרמה הינה סבוכה ודורשת תקציב , תכנון וביצוע מקצועיים כולל הגדרה של אופי האירוע, קהל היעד, שליחת הזמנות, מועד ומקום לאירוע, , מה יכלול האירוע מבחינת תכנים, קייטרינג, פרסום האירוע ויחסי ציבור, העניינים הטכניים של תאורה, מערכת הגברה, מאבטחים, סדרנים,  מוצרי פרסום, תעודות הוקרה ומדליות, הפעלת מתנדבים ועוד. ארוחת הערב צריכה לכלול מספר רב של אורחים בעלי ממון שהם תורמים בפועל או פוטנציאלים שיתרשמו מן העמותה. מה הם הגורמים לאירוע התרמה מוצלח?כדאי מאוד לשכור שירותי חברה מקצועית עבור ניהול האירוע. חברה מיומנת תארגן את האירוע באופן יעיל וברמה גבוהה. רצוי  לשלב את העבודה של החברה עם המתנדבים של העמותה. בחירת מועד האירוע – חשוב לבחור עיתוי מתאים לאירוע. למשל, הוא לא יכול להתקיים בזמן שכולם בחופשה. היכולת הארגונית של העמותה – מהווה תנאי העיקרי משום שאם מדובר על ארגון חדש הוא צריך להשקיע יותר בפרסומו ובהשגת תרומות. ארגון וותיק הינו מנוסה יותר בארגון האירוע אך הוא צריך להשקיע יותר ברעיונות מקוריים ובשימור תורמים קיימים. העמותה חייבת להיות   ערוכה מבחינה אדמיניסטרטיבית עם הדפסה ומשלוח של הזמנות, מענה טלפוני וכו'. הפעילים צריכים להיות חדורי מוטיבציה ומועילים. . צריך לדעת להזמין מקום מתאים, לארגן את התוכנית האמנותית ולגייס כוכבים מן השורה הראשונה בתחום הזמר, התיאטרון, המחול ועוד. יש לדאוג להוקרת התורמים על ידי חלוקת דשי סיכות, גביעים,  ופרסום תרומתם בציבור. לתכנון מוקפד צריך  לצוות את העובדים לפי תחומים כאשר כל צוות אחראי על תחום מסוים בארגון האירוע. הצוותים צריכים לעבוד בשיתוף פעולה ותחת ניהול נכון. מתנדבים איכותיים הנוטלים חלק בתכנון  האירוע, הופכים למזוהים עם העמותה. ניהול כספים- העמותה קובעת מראש אם מספיק לה לכסות את הוצאות האירוע או אם רוצים גם להישאר עם רווח.מה היא תוצאתו של אירוע התרמה מוצלח?כאשר האירוע מוצלח נשמר מעגל התורמים וחדשים נוספים אליו. אירוע ההתרמה מקדם את העמותה והיא נחשפת לציבור ולמדיה. באירוע, המוטיבציה והיכולת המקצועית של המתנדבים עולה חשיבות שכירת שירותי חברת ייעוץעל מנת לנהל אירוע התרמה איכותי יש להיעזר באנשים של חברת ייעוץ מקצועית ומנוסה. החברה דואגת לפרטי האירוע ומפיקה עבור העמותה ערב מקצועי ומרשים. ארגון שמפיק אירוע בכוחות עצמו מבלי שיש לו את המשאבים והכלים לכך,עלול לגרום לעצמו נזקים בלתי הפיכים.

אודות מחבר המאמר

גיוס תרומות