תובנות מתחום החיסכון בניירת... מתי נהפוך למשרד עם מסכי מגע?

בואו לא נחלום על עתיד ורוד ללא נייר , זה לא יקרה בקרוב, אבל מה שצריך לקרות הוא שאתם יכולים להשתדל שלא להציף בנייר את שולחן העבודה שלכם.

 ישנן דרכים רבות להפוך למשרד ללא נייר. ואני בטוח שאם תחשבו טוב תגיעו להרבה שיטות יעילות שגם יחסכו כסף וגם בלאגן.

אם אי פעם בילית זמן רב בחיפוש חשבונית או קבצי נייר בערימות של ניירת ייתכן כי אתה כבר צריך להתקדם לעידן החדש של עבודה ללא נייר.

לפני 20 שנה החלו להופיע מחשבים על שולחנות משרדיים  וכך גם הרעיון של משרד ללא נייר עלה. אך למרות הזמן שחלף מרבית העסקים עדיין רחוקים מעבודה ללא נייר.

קיימים טיעונים רבים בעד הצורך בשימוש מועט בנייר ,למשל, ביטול ארונות משרדיים.- התוצאה המיידית – משרדים יותר קטנים חיסכון במקום בשכירות ובארנונה . הארגון יכול לחסוך במקום ולהפחית את העלויות מחוץ לאתר על ידי החלפת מידע אלקטרוני עם ספקים ולקוחות. עסק יכול להפוך את המידע לנגיש ובמהירות לאבטח אותו באמצעות הצפנה. עסקים שיעשו כך יצליחו להביא את עצמם לידי יתרון תחרותי מיידי.

המעבר לפעילות בסביבת עבודה ללא נייר יכולה לעיתים להיות מרתיעה. יש עלויות של ציוד חדש וכן לשקול רכישה של תוכנות, המרה של רשומות נייר לקבצים אלקטרוניים.והחלטות מורכבות לגבי איך לבצע את התהליך ומתי הזמן הנכון, איך להתמודד עם הניירת שממשיכה לזרום מספקים ולקוחות, האם להכשיר את העובדים לעבודה ללא נייר, האם להמשיך עסקים כרגיל במהלך ההמרה.

עובדה חשובה שצריך לדעת היא שלא משנה מה, החברה כנראה לא תוכל לפעול לחלוטין ללא נייר. קיימים מסמכים כמו חוזים שנחתמו המחייבים מבחינה משפטים להישמר עבור ביקורת, או מסמכים שיש לדווח עליהם למס הכנסה. צריכים להתקיים בצורתם המקורית מסיבות משפטיות או כספיות בעיקר בענף השירותים הפיננסיים כדי להראות עמידה בדרישות התקינה.

עם זאת, חברות רבות יסכימו להמיר את פעילותן לסביבה ללא נייר,אם יידעו בוודאות שהטכנולוגיה זמינה ויש שיתוף פעולה מצד העובדים המערכת והסביבה למהלך, שיש תשומות ורצון של ההנהלה והעובדים להטמעת התהליך.

מהם התמורות האפשרויות בתחום להלן דוגמאות:

פקס אלקטרוני - באמצעות מכשירי פקס אלקטרוני  המגיע למחשב החברה כבר לא צריכה נייר. פקסים שנכנסים מומרים לתמונות דיגיטליות ונשלחים באמצעות דואר אלקטרוני כמו כן, מסמכים שנוצרו על שולחן העבודה ניתן לשלוח למכשיר פקס באמצעות דואר אלקטרוני או באינטרנט. פקס גם הוא בטוח יותר, כי עותקים של  נייר לא יכולים ללכת לאיבוד.

פתרונות אבטחה - בעוד מסמכים אלקטרוניים מספקים רמת אבטחה טובה יותר מהנייר עצמו, מומלץ לבדוק את אמצעי אבטחה המוצעים במסגרת פתרון ניהול המסמכים. לפי שלוש נקודות מרכזיות של ביטחון: האם היא מספקת סודיות על ידי הגנה מפני כניסה לא מורשית? האם יש לו נתונים בתוך המכשיר שלא ניתן לשנות? והאם ניתן להגביל את זמינות המידע על ידי  דרישת הרשאה לנתונים?

סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי – הפיכת כל הניירת לקבצים אלקטרוניים. טיפול שוטף בניירת יומיומית שמצטברת בכמויות יכולה להיות מומרת לקבצים אלקטרונים. ניתן לצפות בקבצים באמצעות מערכת לניהול מסמכים. ניתן לשלוף, לאחזר, להדפיס ולשלוח את המסמכים והכל מתבצע דרך המחשב.

לפרטים נוספים או מידע לגבי סריקת מסמכים פנה אלינו.

אודות מחבר המאמר

רונן כהן צמח , מייסד ובעלים של חברת ארכיביון , משמש כמנהל וכיו"ר ארגון חברות שירותי הארכיב בישראל תחת המטריה של איגוד לשכות המסחר.

רונן צבר את ניסיונו הרב במתן שירותי ארכיב וייעוץ לארגונים מאז הקמתה של חברת ארכיביון ומלווה אלפי עסקים שהפכו להיות לקוחות של חברת ארכיביון במרוצת העשור האחרון.

השכלתו הינה תואר ראשון בתקשורת וניהול ותואר שני מוסמך במינהל עסקיםM.B.A   ‏בהתמחות במערכות מידע  ובנוסף תעודת מנהל ארכיון מוסמך מטעם ארכיון המדינה.