גן אירועים: מה מצפה לכם בפגישת תיאום ציפיות?

החתונה הולכת ומתקרבת, והערב החגיגי שלכם נראה קרוב מתמיד. בכל יום ההתרגשות שלכם הולכת וגוברת ותמצאו שקשה לכם ללכת לעבודה ואינכם מצליחים להתרכז בעניינים השוטפים. כל גן אירועים נוהג להרים טלפון לזוג כשבוע-שבועיים לפני החתונה ולזמן אותם לפגישת תיאום ציפיות עם מנהל המקום. מה כדאי להדגיש בפגישה? אילו נושאים יש להעלות? יתכן שאין לכם כבר כוחות לפגישה, מרוב ריצות לספקים ולאנשי מקצוע. אינכם יודעים מה רוצים מכם. אם אותו גן אירועים בשרון נמצא במיקום מרוחק מביתכם, יתכן שיהיה לכם קשה להגיע. אך אל תגיעו לפגישה רק כדי "לעשות וי". מדובר בפגישה חשובה ביותר, עליה גני אירועים בשרון אינם מוותרים ומתעקשים כי תבואו. מאחר ויש להם ניסיון עשיר עם חתונות, הם יודעים כי חייבים לסגור את כל הקצוות בפגישה הזו ולא להשאיר מקום להפתעות. בפגישה תתבקשו להעלות את כל הדרישות והבקשות שלכם. מנהל האירוע צריך לדאוג לכל גחמה שלכם ולהבטיח כי האירוע מתבצע על הצד הטוב ביותר. הוא צריך לטפל מיידית בתקלות שקורות ולהדריך את כל צוות הקייטרינג במקום. גישה חיובית - חשוב לבוא עם גישה חיובית ועם חיוך. היו אדיבים. מנהל גן אירועים בשרון יתפקד בצורה טובה ומלאת מוטיבציה, אם הוא ידע שמדובר בזוג נחמד שסומך עליו. אל תתקיפו ובשום פנים ואופן אל תרימו את קולכם. דברו באופן תרבותי ומיושב, גם אם אתם לחוצים ומותשים והיה לכם יום עבודה ארוך. בקשות מיוחדות - בפגישת תיאום ציפיות של גן אירועים, העלו את כל הפחדים והחששות שלכם. כותבת המאמר, לדוגמה, ביקשה כי בר האוכל והמשקאות יהיו פתוחים וזמינים במהלך כל זמן החופה (גם אם הדבר נעשה למגינת ליבו של הרב) וכי יוסיפו כיסאות ופינות ישיבה עבור האורחים המבוגרים יותר. מהם הדגשים שלכם? חשבו היטב, כתבו הכל באופן מסודר על דף נייר והגיעו מאורגנים לפגישה.   תיאום זמנים - לו"ז הוא האל"ף בי"ת של כל גן אירועים מקצועי וטוב. תפקידו של מנהל אירועים הוא לוודא שהכל יתבצע בזמן. קבלת הפנים קצובה בזמן, כך גם החופה, ריקוד הסלואו, הגשת המנה הראשונה וכך הלאה. כל חריגה יכולה לפגוע בלו"ז של הערב כולו. לכן, חשבו לפני הפגישה כמה זמן אתם רוצים להקדיש לכל חלק בערב. ישנם זוגות שלא מעוניינים בריקוד סלואו וישר מתחילים במסיבת ריקודים סוערת. ישנם זוגות שמעוניינים בקבלת פנים מאוחרת. מהן הציפיות שלכם?

טלפונים - חשוב לספק למנהל האירועים שמות וטלפונים של נציגי המשפחה האחראיים על סידורי הישיבה. רק נציגים אלה יכולים לאשר פתיחת שולחנות רזרביים. בנוסף, הביאו טלפונים של כל בעלי העסק שלכם - הרב, התקליטן, הצלם, צלם הווידיאו, הנגנים וכו'. זכרו כי כל אחד מהספקים עלול לאחר ולכן חשוב שיהיה למנהל האירועים טלפונים של כולם. 

אודות מחבר המאמר

אביב יועצים ייעוץ שיווקי