החשיבות האסטרטגית של בחירת תוכנה להנהלת חשבונות

קיימות סיבות רבות לכך שבעל עסק לא מייחס לבחירת תוכנת הנהלת החשבונות את החשיבות הראויה לה, מבחינת השלכותיה ארוכות הטווח.

1.    בעל העסק מקדיש את עיקר תשומת ליבו לסוגיות היומיומיות שדורשות את התערבותו.

2.    בעל העסק לרוב די בקי בסוגיות היומיומיות של הארגון, לעומת נושאי הנהלת החשבונות שהם בדרך כלל נחלתם של מנהלי החשבונות בעסק או של רואה החשבון שלו. בהעדר בקיאות בנושא, נוטה בעל העסק לבקש מאחרים לנהל את תהליך בחירת תוכנת הנהלת החשבונות, מבלי לוודא שהמשמעויות ארוכות הטווח משמשות נר לרגלי אלה שבידם הוא מפקיד את הבחירה.

3.    במקרים רבים בעל העסק לא מכיר בקיומם של שיקולים ארוכי טווח שהוא אמור לכלול בתהליך הבחירה של התוכנה להנהלת החשבונות ולכן לא רואה את המחיר שהוא עשוי לשלם בשל ההתעלמות מהם. לפיכך, השיקול העיקרי שהוא עשוי להתערב בו הוא שיקול המחיר של תוכנת הנהלת החשבונות, למרות שיש מחירים נוספים שמתורגמים בסופו של יום למחיר גבוה בהרבה, אבל כאמור הם סמויים מעיניו בעת הבחירה.

אז מה הם אותם שיקולים שיש להם משמעות ארוכת טווח?

בעולם המודרני של תוכנות ניהול העסק, יש אוסף פתרונות שכולם כוללים תוכנה להנהלת חשבונות ובנוסף לה מספר רב של מודולים תפעוליים, להם עשוי העסק להזדקק אם באופן מיידי, ואם תוך פירקי זמן לא ארוכים מבחינת אופק החיים של העסק. היות ולכל תהליך של החלפת תוכנה יש מחיר כבד הרי שבמידה והעסק יזדקק לאותם מודולים והם לא יהיו זמינים בתוכנת הנהלת החשבונות שנבחרה, יעמדו בפניו שתי ברירות:

·        להחליף את תוכנת הנהלת החשבונות על המחיר הכרוך בכך

·        לרכוש תוכנות, שירותי תוכנה או תוכנות נוספות שיענו על הצרכים החדשים.

חשוב לציין שלרכישת שירותי תוכנה או תוכנות נוספות יש תג מחיר מעבר למחיר התוכנה. פתרון משולב יגבה מחיר גבוה בגין:

·        הצורך לבניית ממשקים להעברת נתונים בין תוכנת הנהלת החשבונות לתוכנות הנוספות (כגון תוכנה לניהול מלאי, תוכנת שכר ועוד )

·        הצורך להדריך את העובדים בממשקי משתמש נוספים

·        הצורך לתחזק את התוכנות הנוספות לרבות תחזוקת הרשאות למשתמשי המערכת.