על החשיבות של תחזוקת אשראי ואובליגו ללקוח בתוכנת הנהלת החשבונות

כדי לעמוד על חשיבות האשראי והאובליגו ללקוח, יש להבין מה עומד מאחורי מושגים אלה.

האשראי שאנחנו נותנים ללקוח מורכב מחשבוניות שעליו לשלם ועדיין לא שולמו (שגם הן מתחלקות לחשבוניות שמועד פרעונן חלף וחשבוניות שמועד פרעונן טרם הגיע), תעודות משלוח שעדיין לא חויבו בחשבוניות, והזמנות פתוחות של הלקוח שאנחנו עומדים לספק.

האובליגו של הלקוח, הם צ'קים דחויים שמסר הלקוח כנגד חובותיו (וכן צ'קים שהוחזרו ע"י הבנק כאשר הוגשו לפרעון).

הסכום הכולל של אשראי ואובליגו ללקוח מייצג את סה"כ החשיפה שיש לנו מולו במקרה שהלקוח לא יוכל לעמוד בהתחיבויותיו.

יש בשוק תוכנות הנהלת חשבונות בהן האשראי והאובליגו "מתוחזקים" על ידי התוכנה עצמה וניתן לראות בכל עת את החשיפה שיש לנו מול הלקוח כאשר אנו עומדים להגדילה, אם בעת רישום של הזמנה חדשה ואם כאשר אנו עומדים לספק ללקוח משלוח נוסף של סחורה.

יש בשוק תוכנות הנהלת חשבונות מתוחכמות אף יותר בהן יכול המשתמש לרשום חוקים עיסקיים על פיהם ניתן להגדיר תקרה לאשראי ולאובליגו של הלקוח, כך שכל אימת שעומדים לרשום הזמנה חדשה או להפיק תעודת אריזה\משלוח של סחורה ללקוח, תבדוק המערכת אם יש בפעולה זו משום חריגה מהתקרה שהוכתבה תנתן אזהרה למשתמש וכן ישלחו הודעות התרעה למכותבים שהוגדרו לכך מראש.

כלומר, יש היום בשוק התוכנות להנהלת חשבונות מספר תוכנות שמספקות מידע בזמן אמת לגבי כל חריגה מתקרת האובליגו והאשראי שהוכתבה להן על ידי המשתמש מבלי שתדרש כל תחזוקה של מידע זה אלא אך ורק על פי הנתונים הנאספים במערכת ומוזנים אליה כחלק מתהליך העבודה השוטף של רישום מסמכי הזמנות, תעודות משלוח, חשבוניות, קבלות והפקדות לבנק.