תוכנת הנהלת חשבונות – מיהו ספק התוכנה המתאים לעסק שלכם?! – חלק א'

השוק הישראלי של היום, מוצף לא רק בתוכנות להנהלת חשבונות, אלא גם בספקים (יצרנים ומפיצים), שמתחרים על מכירת תוכנות כאלו, לניהול העסק שלכם. למרות זאת, בתהליך בחירה של תוכנה, ארגונים עוסקים, בעיקר בשאלה מהי תוכנת הנהלת החשבונות המתאימה ביותר?! ולא  מקדישים מספיק תשומת לב לסוגיה נוספת, מעניינת וחשובה לא פחות כיצד לבחור את ספק התוכנה המתאים להם?!

ברכישת תוכנה המיועדת לפעילות עסקית מרכזית בארגון, תהיה זו תוכנה להנהלת חשבונות, תוכנה לניהול מחסנים, תוכנת ERP, או כל תוכנה אחרת; ספק התוכנה הופך להיות שותף, לטווח ארוך של העסק. ולכן, מערכת יחסים איכותית ויציבה עימו, היא תנאי הכרחי להצלחת ההתקשרות. הרי "עוד לא נולד" העסק, שרוצה למצוא את עצמו, יום בהיר אחד, עם תוכנה נכונה ועובדת, אבל בלי תמיכה מספק מתאים. זו רק אחת הסיבות לכך שכדאי לוודא שלספק התוכנה, יש יכולת הישרדות חזקה בשוק, יחסי עבודה טובים עם הלקוחות שלו וחזון לעתיד.

בסדרת המאמרים "תוכנת הנהלת חשבונות-  מיהו ספק התוכנה המתאים לעסק שלכם?!"  אפרט בפניכם מספר קריטריונים, אשר יסייעו לכם בקבלת החלטה מושכלת, לגבי ספק התוכנה איתו אתם מתקשרים. יציבות

בין אם רכשת תוכנה ישירות מהיצרן ובין אם רכשת מגורם המשווק/מפיץ אותה, רצוי לברר מספר נקודות:

• כמה זמן קיים יצרן התוכנה בשוק ?
• כמה עובדים הוא מעסיק?
• מהו סדר הגודל של ההתקנות שביצע? (בסיס לקוחות גדול יכול להוות ערובה לשדרוג ולשיפור תמידי של התוכנה שהוא מציע)

בנוסף, כשמדובר במפיץ, כדאי לקבל מיצרן התוכנה, את האישור העקרוני לשיתוף הפעולה בינו לבין  המפיץ, ואת תמיכתו המלאה בלקוחותיו של אותו מפיץ.

המלצות

על היצרן לאפשר לך ליצור קשר עם לקוחות המשתמשים בתוכנה (גם אם מצאת שהתוכנה מתאימה באופן מושלם לעסק שלך). המפיץ מצידו, אמור לאפשר לך ליצור קשר עם חברות להן סיפק שירות דומה. בכל מקרה, ביצירת קשר עם ממליצים יש לשאול שאלות כמו:

• האם חל שיפור בביצועים בעקבות השימוש במערכת?
• האם המערכת מימשה את כל הציפיות ממנה?
• האם העובדים המשתמשים בה שבעי רצון?
• האם יש שביעות רצון מרמת השירות הניתן?
• איך הספק/המפיץ מגיב לבעיות המועלות בפניו?

שדרוגי תוכנה וגרסות חדשות

הטכנולוגיה משתנה במהירות, לכן חשוב לוודא שהספק המיועד, מקפיד להתעדכן בחידושים הטכנולוגיים, ולשדרג את התוכנה בהתאם. בנוסף, עדכונים וגירסאות חדשות, מלמדים גם על מחויבות הספק לתוכנה. לכן חשוב לברר:

• כיצד ספק התוכנה נוהג לטפל בדיווחים על תקלות או באגים?
• כיצד מתייחס לבקשות מהשטח ליכולות נוספות במערכת?
• באיזו תדירות מופיעות גירסאות חדשות?
•  מהי (אם קיימת) עלות השדרוגים?

בדרך כלל, תיקוני תוכנה או חבילות שירות, מהווים חלק מהתחזוקה השוטפת, אך ספקים נבדלים גם במדיניות השדרוגים לגרסאות חדשות. חלקם ידרשו תשלום עבור גרסאות חדשות וחלקם יספקו אותן ללא תוספת תשלום, אך במסגרת תשלום תחזוקה שנתית. לפיכך, בכל הנוגע לשדרוגים וגירסאות חדשות, יש לברר את התדירות, המדיניות, והעלות.

על התכונות הקשורות ביחסי העבודה בפועל עם ספק התוכנה, קרא במאמר ההמשך.