חשבונית ממוחשבת - חסל סדר הדפסה, קיפול, עיטוף, ביול, ושליחה בדואר

כמה זמן העסק שלכם משקיע, כל חודש, בתהליך הפקת החשבוניות? מהרגע שהופקו בתוכנת הנהלת החשבונות, ועד הרגע שהגיעו לבית הלקוח?

כמה עולה לארגון שלכם להדפיס את החשבוניות, לקפל אותן כך שיתאימו לגודל המעטפה, להכניס אותן למעטפה, לבייל ולשלוח בדואר? או לחילופין, כמה אתם משלמים לגורם אחר שיעשה את כל השלבים האלה, או לפחות חלק מהם, עבורכם?

מהי העלות הישירה והעקיפה, שהארגון שלכם משקיע בשיחות הגביה והפיגורים בתשלומים, בגלל חשבוניות שלא הגיעו ליעדן?  

אם שאלתם את עצמכם את השאלות האלו בעבר, וגם אם לא, רצינו ליידע אתכם שקיימת אלטרנטיבה! אצל הרוב המוחלט של בתי העסק, וכנראה גם אצלכם קיימת אפשרות זמינה, חסכונית ופשוטה יותר, להפקה והפצה של חשבוניות. הרי בשנים האחרונות הפך האינטרנט, ויחד איתו גם הדואר האלקטרוני, לאחד מכלי העבודה הנפוצים והשימושיים ביותר לכל מטרה, פרטית או עסקית. הרוב המוחלט של הארגונים כבר משתמש בדוא"ל כחלק אינטגראלי מהפעילות השוטפת של תפעול וניהול העסק, הן בקשר הפנימי בין העובדים והן בתקשורת כפי חוץ עם לקוחות וספקים.

כחלק בלתי נפרד מהמהפכה הטכנולוגית הזו, הגדיל מס הכנסה לעשות, והתיר בסעיף 18ב להוראות ניהול ספרים, לשלוח מסמכים (חשבוניות/קבלות) ב- e-mail, במקום להדפיס מסמך מקור. מסמך שנשלח בדרך זו נקרא "מסמך ממוחשב".

החשבונית הממוחשבת, מחליפה לחלוטין את זו המודפסת וחוסכת כסף ושעות עבודה בתהליך ההפקה, המשלוח, המעקב ואפילו בתהליך הגבייה.

ההמלצה שלנו היא, לקרוא את ההנחיות המתאימות ולהתייעץ עם רואה חשבון לפני תחילת העבודה עם מסמכים ממוחשבים, על מנת לוודא את התאמת העבודה עם מסמכים ממוחשבים לארגון, ולהחליט אילו מסמכים יישלחו כמסמכים ממוחשבים מתוכנת הנהלת החשבונות.

הסבר מפורט יותר ניתן למצוא בלינק הבא:  http://ozar.mof.gov.il/itc/horaot/hozrim/hoz24-2004.pdf.