כיצד מרכזיה טלפונית תורמת לארגון?

כל ארגון או חברה, ואפילו עסק משפחתי קטן, זקוקים למרכזיה טלפונית ובאופן טבעי, ככל שהארגון מפותח ומורכב יותר, הצורך במרכזיה מתקדמת ומשוכללת יותר נעשה חיוני יותר. קשה לדמיין היום התנהלות עסקית או צרכנית ללא מענה שמעניקה מרכזיה. המרכזייה הטלפונית נחשבת היום לתנאי בסיסי של מתן שירות ללקוח או התנהלות ארגונית סבירה.

מרכזיה למשרד

השימושים של מרכזיה טלפונית למשרד הם רבים, אך מתבססים על שני אפיקי פעילות משלימים : מתן שירות יעיל ואיכותי ללקוחות או ללקוחות פוטנציאליים והתנהלות פנים ארגונית יעילה, שמייצרת תקשורת אפקטיבית בין העובדים שמאפשרת תפוקת עבודה מיטבית. ברמת השירות ללקוח – תפקיד המרכזייה להביא את הלקוח במהירות ובנעימות האפשרית לנציג השירות שייתן את המענה הטוב ביותר לפניה שלו: בין אם כשירות ללקוח קיים ושימורו או כפניה של צרכן מתעניין ופתיחת תיק של לקוח חדש עבורו ויצירת קשר ראשוני. בהיבט של תקשורת ארגונית, במיוחד בחברות גדולות – מרכזיה חכמה ונוחה לשימוש מאפשרת לעובדים להיות בקשר מתמיד עם עובדים ממחלקות ותחומי עיסוק אחרים ולקבל מהם מידע, תמיכה או שירות חיוני, לצרכי עבודה שוטפת או לצורך מתן שירות מלא לפניה של לקוח.

מרכזיה כחלק ממערך התקשורת הפנים ארגונית

מרכזיה טלפונית מתקדמת כוללת כמה פתרונות טכנולוגיים שלא היו קיימים בעבר ואלה הופכים את התקשורת בתוך הארגון ליעילה מתמיד, בעיקר בעידן של חברות גלובליות עם אתרי פעילות בכל העולם. מרכזיה חכמה מסדירה תקשורת בין סניפים של רשת  או בין אתרים ומפעלים של החברה בכל העולם. היא יכולה ליצור קשר עם נציגים בחו"ל וגם עם טלפונים סלולאריים של מי שנמצא בשליחות מעבר לים, למשל. במקביל, חשוב לציין – למרכזיה הטלפונית המתקדמת יש יכולת לחסוך באופן ניכר גם בעלות השיחות בתוך המערכת ובחברה גדולה מדובר בחסכון ניכר.

המרכזייה הטלפונית המתקדמת לא נעצרת בתחום הטלפוניה בלבד – היא יכולה להתממשק למסד נתונים: לתעד שיחות ולבקר אותן ולהסתנכרן עם מחשבים אישיים ותוכנות דואר. בנוסף, ניתן גם לבנות במרכזיה מערכת שליחת הודעות (קוליות או מסרונים) אוטומטית לכל העובדים או לרשימת לקוחות או ספקים.