כיצד לבחור מרכזית טלפון לארגון

קיים בשוק התקשורת בישראל מגוון מרכזיות טלפון במסלולים של רכישת מרכזיה והשכרת שרות מרכזיה וירטואלית הנקרא בדרך כלל שרות סנטריקס של חברות טלפוניה ואינטרנט מקומיות. כל ארגון המתכנן שדרוג מרכזיה הקיימת בארגונו, חייב לכלול את כל שיקולי היתרונות והחסרונות של רכישת מרכזיה אל מול השכרת שרות מרכזיה וירטואלית.

 יתרונות וחסרונות רכישת מרכזיה לארגון לעומת השכרת מרכזיה וירטואלית

השיקול הראשוני בשדרוג מרכזיה הינו עלות המערכת. בטווח הקצר קיים יתרון משמעותי בהשכרת שרות מרכזיה וירטואלית אל מול רכישת מרכזיה: עלות מרכזיה וירטואלית לטווח הקצר הינו זול יחסית, אין צורך להשקיע סכומי כסף נכבדים עבור רכישה יקרה. אמנם בדרך כלל בהשכרת מרכזיה וירטואלית קיים מסלול בו הארגון מחויב להיקשר להתחייבות ל-36 חודשים אך אין השקעה ראשונית ברכישת המערכת.

השיקול הבא ברכישת מרכזיה הינו שרידות המערכת: כל ארגון מבין שהשבתת המרכזיה עלולה לעלות לארגון הרבה, בין אם בשיתוק כלל התקשורת בארגון והפסד ימי עבודה ובין בתדמיתיות של לקוחות הארגון המצלצלים ולא מקבלים כלל מענה. מרכזיה הנרכשת לארגון ומותקנת בו תהיה בעלת שרידות גבוהה יותר יחסית למרכזיה וירטואלית, כיוון שבניגוד למרכזיה המותקנת פיזית באתר הארגון, הסיכון בשרות מרכזיה וירטואלית הינו ניתוק הקישוריות בין הארגון לספק המרוחק. במקרה זה התקשורת בארגון תקרוס לחלוטין וזמן תיקון התקלה יכול להתארך, כיוון שקיימות כמה תקלות אופציונאליות לקריסה המחולקות בין כמה ספקים ועל גבי תוואי תקלה ארוך (ממיקום הספק ועד לאתר הלקוח). לפיכך, מרכזיה המותקנת בתוך הארגון מייתרת תקלות כתוצאה מניתוק הרשת החיצונית.

השיקול הבא הינו תאימות המרכזיה לארגון. כל ארגון חייב להבין מה הן יכולות מרכזיה ומה הצרכים שלו באופן ספציפי מהמרכזיה שהארגון עומד לרכוש. מרכזיה המותקנת פיזית באתר הלקוח תענה יותר לצרכי הלקוח, מכיוון שבמרכזיה וירטואלית קיימות תכונות כלליות המותאמות לכלל ארגונים המקבלים שרות מרכזיה ולא מותאמים באופן ספציפי לארגון כלשהו. כמו-כן, מרכזיה וירטואלית מוגבלת בדרך כלל ביכולות כגון הקלטת שיחות, ניהול תורים, Call Center, התממשקות למערכת CRM של הארגון ועוד. לעומת זאת -  במרכזיה פרטית שארגון רוכש אין מגבלה ליכולות המערכת: ניתן לבצע התאמה אישית ביותר לצרכי הארגון באמצעות מרכזיה ומגוון מערכות נלוות היוצרות התאמה מושלמת לצרכי הארגון, בין אם בעת רכישת המרכזיה ובין אם כתוספת עתידית בעקבות דרישות חדשות ממרכזית הטלפון לארגון.

אודות מחבר המאמר

בר עוז מערכות תקשורת בע"מ - מרכזיית פנסוניק, פתרונות voIP, שרתי פקסים ופתרונות תקשרות נוספים.