הפקות אירועים לכל כיס

הפקות אירועים בתקופה האחרונה, הפכו לאחת מההוצאות הכבדות ביותר על המשפחה. בחירת צלם האירועים, אולם האירועים או גן האירועים, לאחר מכן בחירת ספקית קייטרינג מתאימה, בקיצור, אין גבול להוצאות. יחד עם זאת, הפקות אירועים באופן שיטתי ויסודי, תוך בחינת כלל האפשרויות העומדות בפנינו, עשויות להוות איום קטן יותר כלכלית, אילו רק נבסס את דרישותינו לפני הכניסה לתהליך תכנון האירוע, ונשקול היטב את צעדינו בבחירת הספקים השונים.

במאמר שלפניכם, נבחן כיצד ניתן לבצע הפקות אירועים בתקציב ידוע מראש ומינימאלי, ומה הם הצעדים בהם עלינו לנקוט בכדי להוזיל, ובאופן משמעותי, את עלויותיו של האירוע אותו אנו מתכננים, כך שבאמת, יתאים לכיסנו, וליכולותינו הכספיות, ובמקביל, יספק אירוע מיוחד, איכותי ומתקבל.

הפקות אירועים – בחינת כמות המוזמנים

אם יש נושא אחד בו כמעט כל מי שמבצע הפקות אירועים מאבד כיוון, הוא הנושא של בחינת כמות המוזמנים לאירוע. כמות המוזמנים, שווה למספר המנות המוזמנות, ובמידה ובסופו של דבר יתברר כי כמות האורחים אשר הגיעה לאירוע נמוכה מזו לה ציפינו, הרי שכספנו מבוזבז ללא כל סיבה, ובעל האולם או גם האירועים יהיה המרוויח היחידי. הפקות אירועים מושכלות, מתבססות תחילה על בחינה מדוקדקת של כמות המוזמנים לאירוע.

כיום, ניתן בקלות רבה לנהל רשימת תפוצה מדוורת באמצעות דואר אלקטרוני, ואת רשימת המוזמנים לנהל באמצעות המחשב. בכדי לבצע הפקות אירועים מושכלות, בצעו תחילה רשימה ממוחשבת על גבי קובץ אקסל או וורד של המוזמנים, מנו אותם היטב, ולאחר מכן בצעו דיוור של ההזמנה אל כל המוזמנים, ודרשו מהם להשיב להודעהעם אישור הגגעה, או לחילופין, הודעה על אי הגעתם. באופן זה, ניתן יהיה לקבל מידע מדויק ככל האפשר אודות כמות המוזמנים הצפוייה לכם, ומדוע לא לנצל את המדיה הממוחשבת.

בכדי להשלים את התהליך ולנהל הפקות אירועים באופן הטוב והנבון ביותר, סכמו את מספר המוזמנים אשר השיבו בחיוב להזמנתכם אל האירוע, והורידו מסכום זה כעשרים אחוזים.מדובר על עשרים אחוזים פחות מהמאשרים, אשר אינם נכללים בכמות המנות הרזרבי אותו הזמנתם. קחו בחשבון, כי מזג האוויר, חולי, או כל סיבה אחרת, עשויים לגרום בקלות לאי הגעתם של מוזמנים אשר מלכתחילה, אישור את הגעתם.

הפקות אירועים – השוואת מחירי ספקים

הסטנדרט המוצע כיום בקרב הספקים לאירועים הוא גבוה מאוד. למעשה, על מנת לעמוד בתחרות הקשה, מרבית הספקים, אולמות האירועים, צלמי האירועים ואף ספקיות הקייטרינג, מספקים פחות או יותר את אותה רמה, זאת כמובן כאשר איננו מכלילים את אולמות האירועים היוקרתיים, ואת ספקיות הקייטרינג המאפשרות תפריטי גורמה. מסיבה זו, הפקות אירועים מושכלות, יהיו כאלו אשר במהלכם תבוצע השוואה כוללת בין הספקים השונים, ויתקבלו במהלכן הצעות מחיר לפחות מחמישה ספקים שונים בכל תחום, הצילום, הקייטרינג, אולמות האירועים ועוד.השוואת מחירים הספקים השונים בעת הפקות אירועים כגון בר מצווה, ברית או בריתה וכמובן חתונה, בשילוב עם ווידוא מספר המוזמנים המגיעים תוך גריעת אחוז המוזמנים אשר עשויים לא להגיע, ובחירת כמות המנות הרזרביות המתאימה, תבטיח הוזלה משמעותית בעלויות האירוע, ותוביל במקרה הפחות טוב לכיסוי האירוע באמצעות המתנות, או במקרה הטוב כמובן, אף לרווח.