תוכנת הנהלת חשבונות – מיהו ספק התוכנה המתאים לעסק שלכם?! – חלק ג'

במאמר זה, השלישי בסדרה, "תוכנת הנהלת חשבונות – מיהו ספק התוכנה המתאים לעסק שלכם?!" נתמקד במרכיבי היישום וההדרכה של התוכנה, כפי שמבוצעים על ידי הספק הפוטנציאלי. סוגיות אלו, משלימות את רשימת הפרמטרים לבחינת ספק התוכנה, כפי שפרטנו במאמרים הקודמים:

• יכולת ההישרדות בשוק.
• יחסי העבודה של הספק עם לקוחותיו.
• רמת התמיכה והתחזוקה במהלך העבודה השוטפת.

יישום התוכנה

מרבית התוכנות המוצעות בשוק, תהיה זו תוכנה להנהלת חשבונות, תוכנה לניהול מחסנים, תוכנה לניהול עסק או כל תוכנה אחרת, הן תוכנות מדף. למרות זאת, על מנת להציג פתרון מקצועי ויעיל, ספק התוכנה הפוטנציאלי, אמור להשקיע משאבים, בהכרות עם אופי העבודה הקיים, בלימוד צרכי החברה שלכם ובהבנת הציפיות והדרישות העיקריות שלכם מהמערכת.

גם ביישום התוכנה, כמו גם כמו בפרמטרים הקודמים שבחנו, הגישה המומלצת היא לקבל מראש כמה שיותר מידע, לדוגמא:

• האם לספק התוכנה יש ניסיון ביישום המערכת בחברות אחרות, העוסקות בפעילות דומה לשלכם?  במקרה כזה, תוכלו ללמוד מניסיונם של אחרים ולאמץ שיטות עבודה בדוקות.
• האם ניתן לבצע התאמות תוכנה או שינויים בתהליכי העבודה על פי הדרישות והצרכים בארגון שלך?
• מה כולל היישום?להלן רשימה של המרכיבים העיקריים בתכנית היישום: ניתוח מערכת, שירותי ניהול פרויקט, התקנת התוכנה, התאמות תוכנה, הסבת/קליטת נתונים למערכת החדשה והדרכה.
• מהו משך היישום של המרכיבים השונים?
• האם עלויות ההדרכה ותיעוד המערכת נכללות בשלב היישום?לדוגמא, בעת הסבת נתונים בסיסיים למערכת החדשה, האם המיישם ינחה משתמש מוביל בצוות שלך, כיצד לבצע הסבה עבור תחומים נוספים, או האם המיישם יבצע את ההסבה בעלות נוספת בעתיד?

תרגול והדרכה

על מנת להקל על המשתמשים את תחילת הדרך עם המערכת החדשה, רצוי לכלול בתקציב הפרויקט מרכיבים של תרגול והדרכה, ולברר מראש:

• האם מקבלים Hard Copy או Soft Copy של תיעוד המערכת?מומלץ לבקש מהספק דוגמאות של התיעוד, Soft Copy ניתן לעריכה ולהתאמה לתהליכים הייחודיים של העסק שלכם. 
• מהם הנושאים הנכללים בכל מפגש הדרכה? מומלץ להגדיר מטרות ברורות להדרכה המתוכננת באתר או מרחוק. (מיקום המפגש, אופן ומשך ההדרכה, המשתתפים). הדרכה מרחוק מבוססת WEB המועברת בצורה נאותה יכולה אף היא להיות יעילה.
• האם התוכנה מאפשרת עבודה בחברה/בסיס נתונים להדגמה?סביבת הדגמה, מאפשרת למשתמשים, להכיר ולהתנסות בתוכנה מבלי להשפיע על הנתונים ועל סביבת העבודה בפועל.
• האם כדאי להדריך רק את המשתמשים המובילים (key users)  והם יהיו אלה שידריכו את משתמשי הקצה (end users)?

לאוסף המרכיבים האלה, יש השפעה ישירה על התקציב והלו"ז של פרוייקט יישום המערכת, ולכן תוכנית כתובה, המגדירה את המחויבות המשותפת של הספק/המפיץ ושלך, מסייעת לעמוד ביעדים שנקבעו.

בחינת אוסף הפרמטרים, בהם דנה סדרת מאמרים זו, טרם ההתקשרות עם ספק התוכנה, מסייעת בקבלת החלטה מושכלת בבחירת השותף המתאים ביותר, למימוש הדרישות העסקיות שלכם.