מערכת המחשוב במשרד הנהלת חשבונות

למשרד הנהלת חשבונות קיימים צרכי ניהול ייחודיים שניתן להם מענה באמצעות מערכת מחשוב. במשרד הנהלת חשבונות כמו במרבית העסקים הנותנים שירותים נוצרים איים של מידע. מצד אחד נדרש בסיס נתוני לקוחות לצורך ניהול חשבונות המשרד על כל המטלות הנדרשות כולל הגשת דיווחים לרשויות: דיווחים חודשיים ושנתיים ומאידך, נדרש בסיס זה לצורך ניהול מערכת החיובים והגבייה, לרבות מעקב שעות עבודה לפי לקוחות.

חשוב שמערכת הגבייה תיתן מענה לניהול קופה ותהיה מסונכרנת למערכת הנהלת חשבונות של המשרד. מערכת המחשוב אשר תבצע את כל הפונקציות הללו באופן בו יש לעסוק ברשומת לקוח פעם אחת בלבד כך שאותה רשומה תיתן מענה לכל מערכות הניהול- כמערכת אשר תתאים לניהול כל משרד הנהלת חשבונות. לדוגמא, רשומת הלקוח תיתן מענה לפרטי התקשרות עם הלקוח, פרטי שכר טירחה וגם תשמש ככרטיס הנהלת חשבונות, כמו גם מעקב אחר דיווחים חודשיים לרשויות, הגשת דוחות שנתיים וכדומה.

ישנם משרדים רבים של הנהלת חשבונות אשר משתמשים במערכות שונות לצורך ביצוע מטלות שונות. מערכת מנוהלת בתוכנה אחת, מערכת הנהלת חשבונות מנוהלת בתוכנה אחרת, הפקת חשבוניות עושים באמצעות תוכנה אחרת, דואר ללקוחות נשלח דרך תוכנה נוספת וכך הלאה. בנוסף, מסביב ליבשות המידע האלה מנוהלים כמה איי מידע קטנים יותר בגיליונות אקסל, מסד נתונים אקסס, פנקס כתובות של מערכת הדיוור וכדומה.

איי המידע בארגון גורמים לא אחת נזק. כפילות המידע במערכות השונות מחייב תהליכי עדכון שבמרבית המקרים לא נעשים. כך מערכת אחת "יודעת" כתובת אחת של הלקוח ומערכת אחרת "יודעת" כתובת אחרת. מי צודק? הרבה זמן מתבזבז בניסיון נואש ליישר קו ולדאוג לעדכניות המידע.

עבודה במספר מערכות גורם לבזבוז זמן בעת המעבר ממערכת אחת לשנייה. עובד שמבין את "כאב הראש" במעבר בין התוכנות, לא שש לבצע זאת לעיתים דחופות. כך קורה שהוא פועל זמן רב עם תוכנה אחת ורק אחר כך עובר לעבוד עם תוכנה שנייה. במרבית המקרים, אופן פעולה זה גורם לעיכובים מיותרים. העבודה "בחבילות" רק מגדילה את הזמן מהרגע בו נכנסה המשימה לביצוע ועד למועד ביצועה.

לנוכח זאת מומלץ להשתמש בתוכנה אחת המשלבת את כל צרכיי משרד הנהלת חשבונות כדי לחסוך בזמן ובכסף