הנהלת חשבונות – התמודדות מסודרת עם כספי העסק

כל סוג רישום של עסקאות פיננסיות וכספיות מהווה הנהלת חשבונות. עוד מימי התלמוד נקבע כי אין קופה נגבית אלא בשניים - ביטוי הלכתי מובהק על צורך בניהול נכון ורישום של חשבונות, ציבוריים ופרטיים.

בעבר, הנהלת חשבונות נעשתה אצל מנהלי חשבונות שמרניים, כאשר תיוק והררי מסמכים אפיינו את המושג. משנות השמונים ואילך, עד עבר העולם של הנהלת חשבונות למימד הממוחשב, המסמכים החלו להתמעט והרישום, יחד עם העדכון המיידי, הפך לזמין ומהיר באופן משמעותי ביחס לעבר. 

מה כל כך חשוב בהנהלת חשבונות מדויקת?

הנהלת חשבונות היא בעצם ניהול ספרים של כל עסק. מדובר בתיעוד חשבוני מלא (הכנסות, הוצאות, רווחים, הפסדים) מייסודו של העסק ועד בכלל. כל עסק חי וקיים מבצע הנהלת חשבונות, אם מתוך העסק או בעזרת רואה חשבון חיצוני.

מעבר לעובדה שרשויות המיסים (מע"מ ומס הכנסה) מחייבות על פי חוק ניהול ספרים מדויק על חשבונות העסק, תזרימיו ודו"חות כספיים שונים, הרי שהנהלת חשבונות מאפשרת ניהול נכון ומדויק שיכול לעזור הן באבחון מצבו של העסק בכל רגע נתון והן במהלכים עסקיים עתידיים, שיניבו תפוקה מרבית ורווחית.

הנהלת חשבונות חד צידית

קיימים שני סוגי הנהלת חשבונות: הנהלת חשבונות חד צידית והנהלת חשבונות כפולה.  פקודת המסים מחייבת את הצורך באחת משתי השיטות, כאשר הקריטריון לקבוע איזו שיטה מורכב מהיקף המסחר וכמות העובדים.

הנהלת חשבונות חד צידית היא רישום הכנסות והוצאות בלבד ומיועדת לעסקים קטנים. היא הנהלת חשבונות פשוטה, שאינה זקוקה אף למנהל חשבונות מומחה. יחד עם זאת, מדובר בתמונה חלקית של מצב העסק: הנהלת חשבונות זו אומנם עונה על הצורך החוקי, אך לא יכולה לרכז את כל הפעילויות הפיננסיות של העסק, כגון: דו"חות שונים, חשבוניות וכו'.

הנהלת חשבונות כפולה (דו צידית)

מדובר בתיעוד מלא ומקיף של כל הפעילות הכספית של העסק, ולצורך כך זקוקים כמובן למנהל חשבונות מומחה שעל דיווחיו עובר, כמעט תמיד, רואה חשבון. חלק מהנהלת החשבונות הכפולה דורשת התאמות שונות בתחומים רבים. הנהלת חשבונות כפולה, מעבר לכך שהיא מדויקת ועדכנית יותר, תהיה גם מורכבת הרבה יותר ותדרוש מיומנות מקצועית.

מי חייב לנהל חשבונות?

הנהלת חשבונות היא הכלי הבסיסי ביותר שנחוץ לשם קבלת תמונה נכונה של מצב העסק. מעבר להוראות החוק המחייבות קיום מערכת הנהלת חשבונות (חד צידית או כפולה), הנהלת חשבונות חלה בעצם על כל מי שמנהל מערכות כספיות: בעסק  מסחרי, במוסד ללא כוונות רווח (עמותות, ארגוני צדקה וכו') ומוסד ציבורי או ממשלתי.

אף על פי שהחוק אינו מחייב הנהלת חשבונות על תנועות כספיות של אדם פרטי (משפחה, ועד בית, בית כנסת), הרי שדבר זה הכרחי ליעילות והצגת תמונה אמיתית ונכונה של אותה מערכת. הנהלת חשבונות במשפחה רגילה יכולה בהחלט לתת תמונה מלאה, מסודרת ועדכנית בחיי המשפחה ויכולה לסייע לה משמעותית בתכנון נכון של החיים.