מודל אוטומטי עבור קליטת חשבונית

החברה הלאומית לאספקת מוצרי צריכה ביתיים החליטה לערוך סקר על תפקוד מערכת הנהלת החשבונות המתנהלת בתוכנת סאפ. מערכת זו קולטת בין השאר כ -10,000 חשבונות ספקים מידי חודש. מחלקת הספקים כוללת מנהל מחלקת הנהלת חשבונות ועוד 7 מנהלי חשבונות.

הסקר מצא שפעולת קליטת חשבונית מס אחת מספק אורכת כ 6 עד 7 דקות: קבלת החשבונית, איתור הספק, איתור הפרויקט אליו שייכת החשבונית ועוד, הנ"ל אינו כולל את המנהלה סביב פעילות המחלקה.

כמובן שישנה פעילות הנהלת חשבונות לאחר קליטת החשבונית: בדיקת מחירים, השוואה להצעת העברת תשלום ועוד. מנהל החשבונות הראשי החליט על צעדי התייעלות וחסכון – הוא קיבל החלטה לבצע את קליטת חשבוניות הספקים באופן אוטומטי מבלי צורך לקבל את המסמך באופן פיזי, אלא לקבלו באופן אלקטרוני היישר לתוך מערכת הנהלת חשבונות. רק לאחר קליטתו האלקטרונית יחל המסע אל התשלום: החשבונית תעבור במחשב בין המחלקות השונות כמו קודם, אבל כאמור הקליטה תהיה על ידי כך שכל 10,000 החשבוניות יגיעו אל החברה היישר למערכת הנהלת חשבונות במייל. החשבוניות יכללו חתימה אלקטרונית על פי חוקי המס, כך שאין צורך להדפיסן על גבי נייר וניתן לשמור אותן במדיה האלקטרונית במערכת הנהלת חשבונות, אשר מהווה גם צעד קטן בדרך אל ה"משרד הירוק - ללא נייר".

מנהל החשבונות העלה את הצעתו למנהל הכספים, וביחד החליטו על יישום פעולה זו. החברה פנתה אל ספקיה והודיעה להם על צעד זה: "על כל הספקים לשלוח לחברה חשבוניות מס אלקטרוניות כקובץ XML במבנה נתון הכולל את הקידוד הרצוי בגין כל סעיף הוצאה, כך תיקלט החשבונית היישר אל סעיף ההוצאה המתאים מבלי צורך לטפל ידנית בקליטה וברישום פקודת ביומן הנהלת חשבונות".

חלק גדול מהספקים, אשר איננו ערוך למשלוח חשבונית במייל, מבחינה טכנית הכוללת חתימה אלקטרונית, התרעם על צעד זה בטענה כי אין באפשרותו ליישם את הדרישה הזו. העלות ליישום בקשה זו גבוהה שכן, הטמעת חתימה אלקטרונית על גבי מספר קטן של חשבוניות הנשלחות מהספקים רק אל החברה, לא משתלם הואיל וכל אחד מהספקים שולח מספר מצומצם של חשבוניות לחברה ואין טעם להטמיע מערכת זו בשל העלות גבוהה.

את הפתרון לבעיה זו מספק .INVOICE4U. המאפשר משלוח חשבוניות במייל לכל אחד גם אם הוא מפיק כמות מצומצמת של חשבוניות. הספקים פתחו חשבון משתמש באתר רק לצורך הפקה ומשלוח חשבוניות לחברה מבלי כל קשר לשאר הפעילות מול לקוחות אחרים. אחת לחודש, מועברות החשבוניות שהופקו במערכת זו אל הנהלת חשבונות והמערכת הזו משמשת מעין פנקס חשבוניות נוסף המיועד לשימוש אך ורק להפקת חשבוניות לחברה ואולי לחברות אחרות אשר יבקשו בעתיד חשבוניות במייל. סוף דבר, תוך 30 יום החלו הספקים לשלוח לחברה חשבוניות במייל ולעמוד בדרישות החברה.

המהלך חסך לחברה כוח אדם של מספר מנהלי חשבונות שהופנו לעבודה במחלקות אחרות ויצר חסכון כספי בעלות שנתית של כ 250,000.