אתר מאמרים
מעגל הכותבים
אתר מאמרים קהילתי
שלום אורח!

מאמרים » טכנולוגיה - אחר » מודל אוטומטי עבור קליטת חשבונית

מודל אוטומטי עבור קליטת חשבונית

מחבר המאמר: ucan2
פורסם בקטגוריה: טכנולוגיה - אחר
המאמר נקרא 388 פעמים
תאריך פרסום: 16.07.09
גרסת הדפסה | 0 תגובות
שיתוף מאמר זה שיתוף מאמר זה


החברה הלאומית לאספקת מוצרי צריכה ביתיים החליטה לערוך סקר על תפקוד מערכת הנהלת החשבונות המתנהלת בתוכנת סאפ. מערכת זו קולטת בין השאר כ -10,000 חשבונות ספקים מידי חודש. מחלקת הספקים כוללת מנהל מחלקת הנהלת חשבונות ועוד 7 מנהלי חשבונות.

הסקר מצא שפעולת קליטת חשבונית מס אחת מספק אורכת כ 6 עד 7 דקות: קבלת החשבונית, איתור הספק, איתור הפרויקט אליו שייכת החשבונית ועוד, הנ"ל אינו כולל את המנהלה סביב פעילות המחלקה.

כמובן שישנה פעילות הנהלת חשבונות לאחר קליטת החשבונית: בדיקת מחירים, השוואה להצעת העברת תשלום ועוד. מנהל החשבונות הראשי החליט על צעדי התייעלות וחסכון – הוא קיבל החלטה לבצע את קליטת חשבוניות הספקים באופן אוטומטי מבלי צורך לקבל את המסמך באופן פיזי, אלא לקבלו באופן אלקטרוני היישר לתוך מערכת הנהלת חשבונות. רק לאחר קליטתו האלקטרונית יחל המסע אל התשלום: החשבונית תעבור במחשב בין המחלקות השונות כמו קודם, אבל כאמור הקליטה תהיה על ידי כך שכל 10,000 החשבוניות יגיעו אל החברה היישר למערכת הנהלת חשבונות במייל. החשבוניות יכללו חתימה אלקטרונית על פי חוקי המס, כך שאין צורך להדפיסן על גבי נייר וניתן לשמור אותן במדיה האלקטרונית במערכת הנהלת חשבונות, אשר מהווה גם צעד קטן בדרך אל ה"משרד הירוק - ללא נייר".

מנהל החשבונות העלה את הצעתו למנהל הכספים, וביחד החליטו על יישום פעולה זו. החברה פנתה אל ספקיה והודיעה להם על צעד זה: "על כל הספקים לשלוח לחברה חשבוניות מס אלקטרוניות כקובץ XML במבנה נתון הכולל את הקידוד הרצוי בגין כל סעיף הוצאה, כך תיקלט החשבונית היישר אל סעיף ההוצאה המתאים מבלי צורך לטפל ידנית בקליטה וברישום פקודת ביומן הנהלת חשבונות".

חלק גדול מהספקים, אשר איננו ערוך למשלוח חשבונית במייל, מבחינה טכנית הכוללת חתימה אלקטרונית, התרעם על צעד זה בטענה כי אין באפשרותו ליישם את הדרישה הזו. העלות ליישום בקשה זו גבוהה שכן, הטמעת חתימה אלקטרונית על גבי מספר קטן של חשבוניות הנשלחות מהספקים רק אל החברה, לא משתלם הואיל וכל אחד מהספקים שולח מספר מצומצם של חשבוניות לחברה ואין טעם להטמיע מערכת זו בשל העלות גבוהה.

את הפתרון לבעיה זו מספק .INVOICE4U. המאפשר משלוח חשבוניות במייל לכל אחד גם אם הוא מפיק כמות מצומצמת של חשבוניות. הספקים פתחו חשבון משתמש באתר רק לצורך הפקה ומשלוח חשבוניות לחברה מבלי כל קשר לשאר הפעילות מול לקוחות אחרים. אחת לחודש, מועברות החשבוניות שהופקו במערכת זו אל הנהלת חשבונות והמערכת הזו משמשת מעין פנקס חשבוניות נוסף המיועד לשימוש אך ורק להפקת חשבוניות לחברה ואולי לחברות אחרות אשר יבקשו בעתיד חשבוניות במייל. סוף דבר, תוך 30 יום החלו הספקים לשלוח לחברה חשבוניות במייל ולעמוד בדרישות החברה.

המהלך חסך לחברה כוח אדם של מספר מנהלי חשבונות שהופנו לעבודה במחלקות אחרות ויצר חסכון כספי בעלות שנתית של כ 250,000.



אודות מחבר המאמר:

רואה חשבון יורם שיפר הינו מהבעלים של משרד רואי חשבון זיו שיפר ושות' הנמנה עם 20 המשרדים הגדולים בארץ (לפי סקר "דן אנד ברדסטריט"). משרד רואי חשבון המשלב מקצוענות, ידע וקידמה טכנולוגית ברמת המיחשוב והשירותים המתקדמים לרבות שירותי אינטרנט מתקדמים, כגון: שירותי ניהול חשבונות לעצמאים, תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט עבור חברות ומוסדות ציבוריים, שירותי הפקת חשבוניות במייל ועוד. התרשמו וקראו עוד באתר: www.ucan2.co.il



דירוג המאמר: לא דורג עדיין

תגובות למאמר מודל אוטומטי עבור קליטת חשבונית תגובות למאמר מודל אוטומטי עבור קליטת חשבונית

עד כה לא נרשמו כל תגובות למאמר מודל אוטומטי עבור קליטת חשבונית. רוצה להיות הראשון?

הוספת תגובה חדשה


שם מלא:


כתובת דוא"ל:


תוכן התגובה

הקלידו את הקוד שבתמונה

Visual CAPTCHA


מאמרים נוספים בנושא טכנולוגיה - אחר

מיני פיסי ועולם הטלוויזיה
קורס הכשרת מפתחי בינה עסקית- מהו ולמי מיועד
רובוט ניקוי – הידעתם?
שכפול דיסקים מסחרי
נגמר הטונר- מה עושים? כל המידע אודות הטונר
טיפים לבחירת טכנאים
תיקון אייפון ומכשירים נוספים
יתרונות מיחזור פסולת אלקטרונית: E-GREEN ישראל
גאדג'טים בישראל ובעולם
שאיבות ביוב – על האנשים שדואגים שהכול יזרום
מרכזיה VOIP וירטואלית – המדריך המלא לרכישת מרכזת טלפונים לעסקים
כל מה שצריך לדעת על מסופון ברקוד
אנטי וירוס – למה אנחנו צריכים את זה?
מה זה ברקוד?
שמירה על מידע באמצעות סריקת מסמכים

הנך נמצא כאן: מודל אוטומטי עבור קליטת חשבונית.

פרסם את מאמריך באתר! פרסם את מאמריך באתר!
תהנה מחשיפה מקצועית בחינם ואפשר לאלפי גולשים פוטנציאליים להיחשף לדעותיך.
פרסם מאמר.