הנהלת חשבונות – איפה ואיך להתחיל

המושג הנהלת חשבונות בדרך כלל מתייחס לתהליך שבו מתעדים בצורה מסודרת ומאורגנת רישומים מלאים ומפורטים לגבי פעילויות כלכליות שונות אשר מתקיימות במסגרת של עסק מסוים. הנהלת חשבונות צריכה להיעשות על ידי איש מקצוע בעל ניסיון – או בעזרת תוכנה מקצועית של הנהלת חשבונות – מפני שבכל אשר נוגע לעסקים באופן כללי, ולהנהלת חשבונות בפרט, חשוב מאוד לדאוג לכך שהנתונים המוצגים לאנשים אחרים ולרשויות יהיו מדויקים עד הפרט האחרון ומעודכנים ככל האפשר.

הנהלת חשבונות ברמה מקצועית גבוהה יכולה לעזור לעסקים – קטנים וגדולים כאחד – לנהל את תזרים המזומנים שלהם בצורה היעילה ביותר להם, תוך כדי הימנעות מהוצאות כספיות מיותרות וניסיון לנצל כמידת האפשר את הפוטנציאל הכלכלי אשר גלום בעסק.

הנהלת חשבונות בסיסית – מספר טיפים בסיסיים שיכולים לעשות את כל ההבדל

•    הנהלת חשבונות יום יומית – אמנם על פניו נראה כי זהו דבר מובן מאליו, אך עדיין אי אפשר להדגיש מספיק את החשיבות של הנהלת חשבונות על בסיס של יום יום. הסיבה לכך ברורה מאליה: מי שלא שומר על כלל בסיסי זה של הנהלת חשבונות, ולא דואג לקיים רישומים ותיעודים על בסיס יום יומי, פשוט לא יהיה מסוגל להגיע למצב שבו הוא יכול לחשב בצורה מדויקת את המצב הכלכלי שבו הוא נמצא. מצב זה פירושו תקיעות, מפני שאי אפשר לפעול בשום כיוון – או שהחישובים של ההוצאות הכספיות והכנסות הכספיות אינם נכונים ולכן אי אפשר להוציא כספים, או שהחישובים אינם נכונים ובדרך זו ניתן לעבור את המכסה המותרת של הכנסה כספית, למשל. הנהלת חשבונות מחולקת לסוגים שונים ולשיטות שונות, לכן ישנן דרכים רבות ומשונות לעריכת תיעודים ורישומים. יחד עם זאת, הדבר החשוב ביותר הוא פשוט לערוך את הרישומים האלה, ולעשות זאת על בסיס יום יומי. מלבד זאת, לאחר מספר פעמים – ולאחר ששיטת החישוב מוכרת וברורה – הנהלת חשבונות מסוג זה תיארך זמן קצר יותר.

•    הנהלת חשבונות ממוחשבת – גם אנשים אשר עדיין אינם מוכנים לשים את מבטחיהם במחשבים ובטכנולוגיות של הנהלת חשבונות יכולים להיעזר בתוכנות של הנהלת חשבונות, אפילו אם הם מוכנים לעשות זאת רק עבור המטלות הבסיסיות יותר והפחות חשובות וגורליות. הנהלת חשבונות באמצעות תוכנות מחשב יכולה לחולל נפלאות עבור עסקים קטנים, מפני שבעזרת תוכנות הנהלת חשבונות מסוג זה ניתן לעשות מגוון רחב של פעולות בסיסיות אשר יקצרו את הזמן של הנהלת חשבונות במידה בלתי מבוטלת. בין היתר, תוכנות מחשב של הנהלת חשבונות יכולות לבצע משימות שונות של הנהלת חשבונות כמו הכנת מסמכים למטרות מס, ניהול מעקב מבוקר ומדויק לגבי הכנסות כספיות והוצאות כספיות שוטפות וכיוצא באלה. בנוסף על כך, תוכנות של הנהלת חשבונות מאפשרות לאנשים אשר אין להם את האמצעים הכספיים להעסיק אדם שיבצע עבורם משימות שונות של הנהלת חשבונות לעשות זאת בעצמם ובפחות כסף.

•    הנהלת חשבונות – מה עושים לגבי צ'קים? כאשר רגילים לפזר צ'קים על ימין ועל שמאל, קל מאוד לשכוח איזה צ'ק רשמתם למי, לאיזו מטרה ועל איזה סכום. מלבד זאת, מה לגבי צ'קים אשר בוטלו והושלכו היישר אל הפח מבלי לרשום אותם או לתעד אותם בשום מקום. כל מיני דברים יכולים להשתבש, לכן חשוב מאוד להקפיד לרשום כל פרט ופרט לגבי כל אחד מהצ'קים שאתם מנפיקים לאנשים אחרים והדבר תקף גם לגבי כל צ'ק שאתם מקבלים בתמורה לשירותים שאתם מספקים. צריך להתייחס אל צ'קים כפי שמתייחסים אל כסף מזומן, לכן יש להשתמש בחתימות אישיות וייחודיות אשר קשה לזייף.