ארכיב - מעבר חברות לסריקה וארכיב

הממשק של כל ארגון למידע שלו וכן בפנייה אל הלקוחות הופך להיות קריטי ונחוץ בעידן הנוכחי.ארגונים משקיעים תשומות רבות בשינוי שיטות אחסון המידע, יצירת המידע וניהול המידע ומעוניינים שכל המידע שמיוצר בארגון או מגיע אליו בצורה של דפים ומסמכים, ייסרק יקוטלג ויאוחסן על מערכות המידע של הארגון.בצורה זו לארגון יש יכולת ניהול רבה יותר ,אפשרות להגיע למידע בזמן מהיר, וכן את היכולת להציע מגוון שירותים ללקוח הסופי המצריכים כוח אדם מועט יחסית.מעבר לכך, מקומות אחסון רבים בארגונים אינם מנוצלים בצורה מיטבית וכן הטיפול בניירת דורש התעסקות רבה יתר על המידה. בנוסף חוסר הידע של הארגונים בתחום גורמים לרבים מהם להסב את שיטת תיוק המסמכים מצורה פיזית בקלסרים ומסמכים אל תיקיה וירטואלית.ממשק הפעילות והניהול של ארגון או חברה שיש לה סניפים במקומות שונים , לדוגמא חברת ביטוח, או סניף בנק, מאפשר זרימת מידע, שיתוף ידע, חיסכון בניירת , ואפשרות לנהל מספר ממשקים מול עובדים או לקוחות בו זמנית. המנהל הופך להיות multi task ויכול לנהל בו זמנית ממשקי עבודה מול מספר עובדים על אותו מסמך בין אם הם ישובים באותו מתחם משרדים או בין אם נמצאים הם ביבשת אחרת.מהניסיון שנצבר עד כה עולה כי , עלות מערכות המידע המאפשרות סריקה של חומרים וניהולם מפיתוחם ואפשרות עבודה על ידי מספר רב של משתמשים הינו יקר מאוד. על כן, רק ארגונים גדולים היו מסוגלים בעשור האחרון לבצע מהפכה של ממש ולעבור לעידן המידע הווירטואלי דיגיטאלי.הסיבות אינן רק במחיר של עלות מערכות המידע והחומרה אלא "ביישור הקו" ובסריקת מאות מיליוני מסמכים שצריך להעלותם לרשת המחשב הארגונית כדי שכל הארגון ידבר בשפה אחידה , לאור זאת בעיקר ארגונים גדולים מאוד במשק צלחו את המעבר.בנוסף לכך נדרש שינוי ארגוני פנימי והוספת אנשי סריקה בכל ארגון הדואגים שכל חומר שוטף המגיע מספקים ולקוחות או זה המיוצר בארגון ייסרק לתוך מערכת המידע.נוכחנו לדעת כי ארגונים רבים מהססים בקבלת ההחלטה להטמיע מערכת מידע ולשלם עבור הסריקה שכן החומר שנסרק אינו בהכרח משמש את העובדים או את הארגון לשימוש שוטף, למעשה חומר רב נסרק ומעודכן על מערכות המידע בגלל דרישות החוק והתקנות גרידא ולאו דווקא בגלל צורך אדמיניסטרטיבי מיידי. בסופו של דבר למרות הרצון הטוב, ארגונים אלה נשארים עם מערכות ניהול מסמכים הקיימת ללא יכולת פיננסית לעבור למערכת כלל ארגונית המנהלת את ארכיון המסמכים הארגוני.לכן על ארגונים אילו לבחון מערכות ניהול ארכיב מסמכים פשוט שייתן מענה קל לצרכים המתגבשים של הארגון ולא ישאיר אותו מאחור במתן שרות ובטיפול במידע שלו.