הארכיב כפתרון אחסון

גם מוסדות ציבוריים, גם חברות עסקיות וגם אנשים פרטיים עשויים להיזקק לארכיונים. קהילות ודאי זקוקות להם לתיעוד ולשימור. ארכיב קיבוצי, לדוגמה, הוא מקום שבו אצורה ושמורה כל ההיסטוריה הקיבוצית. שימוש תכוף בארכיב מאפשר לשלוף מסמכים בכל עת. מתוך הכרת חשיבות השמירה על מוסד יקר ערך זה קיבוצים, לרבות המופרטים שבהם, מקצים ומייחדים משאבים ואנשים לתפעולם.

ארכיב ממוחשב תופס כיום במקומות רבים את מקומו של הארכיון הפיזי, אשר החומרים השמורים בו הם לא אחת טרף לזמן ולמזיקים שונים. ארכיון ממוחשב אינו מחייב הקצאת מבנה פיזי. הוא כרוך בעלויות מזעריות. כאשר חברה נדרשת לשירותי ארכיבאות היא יכולה לשכור שירות מארכיבים מקצועיים. בשביל כוס חלב אין הכרח להחזיק פרה, קל וחומר- רפת.

ארכיב ממוחשב מאפשר בין השאר הגנה ואבטחה מרביים ומיטביים על החומר השמור בו. שיטות הצפנה שונות מקשות עד מאוד על ניסיונות ההגעה אל חומר חשוב של חברה עסקית, קל וחומר העוסקת בנושאי ביטחון שונים, ואשר המידע החשוב שלה הוא היקר בנכסיה.

הארכיב כפתרון אחסון

ארכיב מאפשר לפנות מהשולחן חומרים שאינם נדרשים בשימוש שוטף. הוא מהווה פתרון אחסון. הסדר והארגון מקלים על איתור חומרים. הארכיבאות היא תחום שנלמד באקדמיה. היא מחייבת מקצועיות. ככל שהאיש ארכיב מקצועי ומיומן יותר, כך ניתן להפיק תועלת רבה יותר משירותיו. כאשר מדובר בארכיון אישי – לכל אחד יש שיטות שימור חומרים המתאימים לו. יש כללי שמירה על חומרים אבל אין חוקים. כל אחד יכול לסדר לעצמו את חומריו כאוות נפשו, ודאי כאשר הוא המשתמש היחיד.

יש אנשים אשר עם כניסתם אל ארכיון הולכים בו על בהונותיהם, כהולכים ביראת קודש ובחרדתו. לעומתם, יש כאלה אשר הולכים בו הליכה רגילה, כמחפשים הממהרים לדרכם. אלה ואלה עשויים להיזקק לשירות ארכיונאי מדי פעם בפעם.

ארכיונים הם מה שהמשורר אברהם שלונסקי כינה בשעתו (בהתכוונו להגדיר את המונח –תמורה) "הקבע הנושם". השימוש בארכיון הוא המחייה את "האותיות המתות" בו; יש הנהנים מעצם החיפוש בו, שכמוהו כמסע. הם לא הולכים לאיבוד גם כאשר הם סוטים, בכוונת מכוון, או כ'קורבנותיה' של סקרנותם הטבעית אל משעולים אחרים, אל שבילים צדדיים. יש ההופכים את החיפוש לאתגר, להרפתקאה ו" אם לא היתה זו אהבה, היה זה ערב סתיו יפה", כמלותיו של המשורר נתן אלתרמן: גם אם לא מצאו את אשר חיפשו, נהנו ממה שמצאו...