ניהול מלאי – מהו?

מלאי מתייחס לכמות החומרים או הציוד הזמינים לעסק לצורך הפעילות השוטפת והוא מופרד מהרכוש הקבוע. לניהול מלאי יש מספר היבטים: עלותו – הכרוכה גם בתשלום ריבית על מחירו ובהוצאות על החזקתו, התיישנות מלאי בעקבות חידושים טכנולוגיים או חיי מדף קצרים של המוצר, אחזקת מלאי נמוך מדי שעלולה לפגוע בתפעול השוטף, ולבסוף, למלאי השפעה מכריעה על הפעילות החשבונאית.

בעידן המודרני דורשים התהליכים העסקיים היערכות של כל שרשרת הפעילויות והאספקה המשפיעות על יישום צרכי הלקוחות. מערכות ההפצה, ההובלה, האחסון, הסיטונאות, הקמעונאות והלקוחות – משפיעות על התוצרת, על המשאבים הכספיים ועל המידע.

ניהול מלאי, אחזקתו והשליטה בו חשובים מאד לניהולו של העסק. ניהול מלאי מצריך שליטה בתחומים הבאים: שימור המלאי (כך שלא יתקלקל או יתיישן), שיווק יעיל (שיוכל לסייע לשיווק ולמנוע חוסרים בעת הצורך), חסכון בעלויות (חסכון במקום ובעלויות האחסון). לעזרתו של מנהל המלאי כלי שליטה שונים, כמו כלי איחסון והנעה (מלגזה, כלי אריזה, שילוט מתאים) ותוכנות מחשב לרישום ולמעקב אחר המלאי הנמצא והיוצא מהמחסן.

קיימים מספר סוגי מלאי: מוצרים גמורים (מוצרים ארוזים ומוכנים למכירה), מוצרים בתהליך, מוצרי גלם, חומרי אריזה.

ספירת מלאי שנעשית אחת לשנה בסוף שנת המס, מאפשרת לאמת את ניהול המלאי ולחשוף פער בין מצב המלאי והרישומים, אם הוא קיים. הספירה מתחייבת לפי תקנות המס והפיקוח החשבונאי וגם לצורך מידע חיוני להנהלה.

כיום, כשחברות רבות הופכות להיות ממוקדות לקוח, חשיבותו של השירות נמצאת בעליה מתמדת. ניהול המלאי הוא אחד המרכיבים החשובים בשירות הלקוחות ויש לו השפעה על רווחיות העסק. לאור מצב זה התפתחו מתודולוגיות שונות לניהול מלאי.

ניתן למצוא היום מגוון של שיטות לניהול מלאי בארגון, הן שיטות ידניות והן שיטות ניהול מלאי ממוחשבות בדרגות תחכום שונות. יש גם שיטות ניהול מלאי המתמקדות באספקט אחד. שיטות ממוקדות נושא אלה מתאימות להתנהלות מול ספקים, מול מחסן או להתמקדות במוצרים הנסחרים ברשת. שיטות ניהול מלאי ממוקדות מאפשרות להפריד בין הגופים השונים בחברה, הן קלות יותר לשימוש, ומאפשרות גמישות של תהליכי ניהול המלאי שכן הכל מוגדר בהן מראש והן אינן יוצרות תלות בין ניהול המלאי לבין כל המערכת.