כלי הניהול הבסיסיים לעסק (א)

עוזי פלג*

בכדי לנהל ולשלוט בעסק באפן מקצועי ולא אינטואיטיבי נדרשים כשורי ניהול מתאימים, אבל זה לא מספיק, נדרש ארגז כלים המכיל כלי ניהול בסיסיים, כלי הניהול מורכבים מכלי ניווט, כלי מדידה ובקרה, חלק מהכלים מורכב יותר לשימוש וחלק מהכלים פשוט יותר, בכדי למקסם את כישורי הניהול המנהל נדרש להכיר את הכלים ולהבין למה הם משמשים, כיצד נוצרו ומתי עליו להשתמש בכל כלי, להבין  את משמעות התוצאות ולבצע פעילות נדרשת בהתאם, המאמר יציג תמצית של כלי הבסיס הנדרשים.

תחזית מכירות לשנה

תחזית המכירות אמורה לבטא את המדיניות העסקית של העסק, תחזית המכירות מתייחסת לתמהיל המוצרים, מחירי המחרה של המוצרים ולכמויות המכירה הצפויות של כל מוצר.תחזית המכירות כוללת: הזמנות ביד, הזמנות צפויות (הזמנות שעדיין לא הגיעו אך הסבירות לקבלן גבוהה מאד), הזמנות חזויות (הערכות המבוססות באופן סביר על מצב השוק ומכירות בתקופות קודמות).

התחזית ממוינת לפי סוגי מוצרים וכמויות.

הנתונים הנגזרים מתחזית המכירות מאפשרים התארגנות תפעולית ולוגיסטית של שעות עבודה(כ"א דרוש),  שעות מכונה (עומס מכונות), מקורות רכש, (מקומי או/ו יבוא) , שטחי אחסון נדרשים, צרכי שינוע ותקשורת ועוד.

תזרים מזומנים חזוי (תזרים "החמצן והחנקן" של העסק)

תזרים המזומנים החזוי נדרש בכדי לספק מידע מתי צפוי העסק להיקלע למחסור במזומנים או לעודף מזומנים,  התזרים משלב על ציר זמן הקלנדרי את תקבולים (בגין מכירות והכנסות נוספות) ואת התשלומים בפועל (בגין הוצאות ), התזרים החזוי מאפשר לעסק להתארגן בזמן לגיוס מזומנים או להשקעת עודפי מזומנים, ציר הזמן הקלנדרי הוא לרוב ברמה רבעונית.

תזרים המזומנים החזוי נגזר מתקציב המכירות, ומתקציבי וההוצאות בנקודות על ציר זמן קלנדרי, ההפרש בין התקבולים והתשלומים מבטא את חוסר או עודף המזומן בעסק בנקודת הזמן הנבדק.

נקודת איזון

כלי זה הוא אחד הכלים החשובים והבסיסיים הנדרשים, בכל עסק בכל תחום ובכל היקף פעילות

נקודת האיזון היא, רמת המכירות אשר בה ההוצאות שוות להכנסות כלומר אין רווח ואין הפסד.

בנקודת האיזון סה"כ התרומה המתקבלת, זהה לסה"כ ההוצאות הקבועות והעקיפות בעסק.

בכדי לחשב את נקודת האיזון נדרש לדעת: את התרומה ואת שעור התרומה למוצר, כמו כן נדרש לדעת את סה"כ ההוצאות הקבועות והעקיפות לתקופת הזמן אשר לגביה בודקים את נקודת האיזון .

התרומה למוצר הינה ,ההפרש בין מחיר המכירה של המוצר, לעלות הישירה המשתנה של המוצר.

שעור התרומה הוא היחס בין התרומה למחיר המכירה, ככל שיחס זה גבוה יותר משמעותו נקודת איזון נמוכה יותר.

מאחר וההוצאות הקבועות לא משתנות ותמהיל המכירות מורכב ממוצרים בעלי מחירים שונים ועלויות משתנות שונות, הרי שבכל תמהיל מכירות כאשר ישתנה יחס המוצרים בתמהיל יתקבלו נקודות איזון שונות, (ככל שהתמהיל יכלול מוצרים בעלי שעור תרומה גבוה יותר,  נקודת האיזון של העסק תהייה נמוכה יותר).

לקבלת נקודת איזון בכסף  של מוצר אחד מחלקים את ההוצאות הקבועות בשיעור התרומה של המוצר.

 לקבלת נקודת איזון של מוצר אחיד ביחידות מוצר או תפוקה כגון:טון,מ"ר,ליטרים , מחלקים את ההוצאות הקבועות בתרומה ליחידת מוצר/תפוקה, בכדי לקבל את סכום המכירה בנקודת האיזון יש לכפול את הכמות במחיר המכירה ליחידת מוצר/תפוקה.

כאשר תמהיל המוצרים מורכב מסוגי מוצרים שונים ובהנחה שההוצאות הקבועות זהות לכל סוג מוצר, מחשבים תרומה משוקללת ושעור תרומה משוקלל בהתאם ליחס בין הכמויות בתמהיל  ומחשבים בהתאם .

הבנת התנהגות הגורמים המשפיעים על נקודת האיזון ויכולת השליטה על גורמים אלה, מאפשרת להנהלה לקבל החלטות על תמהילי מכירה רצויים ומועדפים לחברה, ניתן לבצע בדיקת תרחישים של שינויי מחיר למוצר ושינויי עלות משתנה למוצר ומידת השפעתם על התרומה ושעור התרומה וכפועל יוצא על היקף המכירות, כמו כן ניתן לחשב את המכירות כולל רווח מבוקש.

יתכנו מצבים שהיקף המכירות הנדרש בנקודת האיזון כולל רווח לשוק מסוים איננו ניתן להשגה בשל גודל השוק שאליו משווק המוצר, במצב כזה צריך לבדוק מלמעלה למטה, כלומר אם נפח המכירה מוגבל, יש לבדוק  את שעור התרומה הנדרש ליח' מוצר להשגת היעד הכמותי, כמו כן יש לבדוק אם תרומה זו אפשרית להשגה, בהתייחס לעלות המשתנה למוצר ולהוצאות הקבועות ולמחיר המכירה האפשרי בשוק.

במידה והעסק מוכר לשוק אחד מספר מוצרים נדרש כמובן בשלב הראשון לבדוק את תמהיל המוצרים ולבדוק אם ניתן לשנות את תמהיל המכירות.

במצב של אין ברירה נדרש לבדוק שנית את הרכב ההוצאות הקבועות והעקיפות ואולי שם לבצע קיטון ובצורה זו להתגבר על מגבלת הכמות של השוק, פעולה כזו עשויה לאפשר למכור כמות שתקלט בשוק, בלא לפגוע בתרומה ליחידת מוצר.

הפער בין היקף  המכירות הגבוה מנקודת האיזון הינו למעשה תרומה עודפת או רווח או "מרווח הביטחון".

דו"ח רווח והפסד

דו"ח רווח והפסד של עסק הוא דו"ח חשוב ביותר מכיוון שהוא מהווה דו"ח תוצאתי לתקופה, הדו"ח כולל את כל פעילות העסק בין שתי נקודות זמן מתאריך עד תאריך, השורה התחתונה היא הסעיף הבולט והוא מבטא רווח או הפסד לתקופה.

למרות שהשורה התחתונה היא החשובה, חשוב לא פחות איך הושגה "השורה התחתונה",  נהוג להשוות את התוצאות בדו"ח (לתקציב אם יש כזה בעסק) ואז ניתן לבדוק סטיות בין הבצוע לתכנון, נהוג להשוות  לתקופות מקבילות ואז ניתן לזהות מגמות או שינויים בסעיפים אשר מרכיבים את הדו"ח,  חשוב לדעת אם הרווח גדל או נשמר כתוצאה מגידול במכירות,ואולי קיטון בהוצאות,  האם המכירות היו עקביות במהלך התקופה או שעסקה אחת גדולה הפכה הפסד נגרר לרווח. האם כל ההכנסות מקורן במכירות, אולי הכנסה חד פעמית שאיננה מבטאת את הפעילות השוטפת של העסק, ישנן הרבה שאלות שאת התשובות ניתן לקבל מעיון בדו"ח ובנספחיו.

כל הזכויות שמורות לעוזי פלג ( UP יזמות ניהול בע"מ)

 אין לעשות כל שימוש בכל מדיה שהיא בחומר הכתוב ללא אישור בכתב מהמחבר

                                                          www.uzip.co.il