שירותי חברות עבור הפקת כנסים ואירועים ארגוניים

בעבר, כאשר מנהלים של חברות עסקיות רצו להפיק אירוע לעובדים או כנס, הם היו פונים אל אחת המחלקות בארגון, בדרך כלל מחלקת משאבי אנוש, ומטילים עליה להפיק את האירוע הארגוני.היום, עם ההתמקצעות בכל שטחי החיים ולאחר מספר אירועים כושלים, החלו הארגונים לפנות לחברות מקצועיות שעוסקות בנושא של הפקת כנסים ואירועים רבי משתתפים, ולהטיל עליהן את ארגון האירועים הארגוניים.

כל מי שעסק אי פעם בהפקתו של אירוע כלשהו, נתקל בעובדה שבתחילת הדרך הכל נראה קל ופשוט, אולם ככל שחולף הזמן מתברר שלאירוע של הפקת כנסים יש להתייחס כמו לפרויקט שדורש תכנון מדויק עם לוח זמנים ברור ותקציב מוגדר. יש לא מעט חברות עסקיות הפועלות בשטח הפקת כנסים וחשוב לבחור בחברת הפקות מקצועית ואמינה שתבוא עם "נדוניה" רצינית של ידע וניסיון מצטבר. זאת, משום שאירוע שלא יהיה מעוצב ויזואלית על ידי חברה שתדאג גם לנושא של הגברה ותאורה לאירועים וגם תשכיל להשאיר את הכיבוד לטיפולו של קייטרינג לאירועים עסקיים – עלול חס וחלילה להיכשל.  הפקת כנסים הנמסרת לארגונה של חברה מנוסה שמתכננת מראש כל פרט, מאפשרת לאחראי על הכנס מטעם הארגון ליהנות מהאירוע כאחד המשתתפים האחרים.

חלק רציני בהצלחת האירוע או הכנס מהווה נושא התאורה וההגברה. באופן טבעי, המחלקות הכספיות בארגונים השונים ינסו לחסוך בהוצאות האירוע עד כמה שאפשר, ואולי יציעו להשתמש באמצעי התאורה וההגברה שנמצאים במחסן הארגון. אולם, בעלי הניסיון יודעים שאין לוותר בנושא זה ויש להטיל את הביצוע על חברה מתמחה בנושאי הגברה ותאורה לאירועים כדי לא לסכן את הצלחת האירוע. חברת הגברה ותאורה לאירועים ברמה טובה תדאג לכך שהמתקנים יפעלו כראוי, התאורה תאיר כנדרש וההגברה תשמע בכל פינה בה מתקיים האירוע, ושלא יישמעו רעשים וצפצופים שעלולים לגרום למפח נפש למארגנים. כך גם בנושא הכיבוד. גם כאן ייתכן ויופעלו לחצים של מחלקת הכספים בארגון, ועל מארגן האירוע לעמוד בפרץ ולדעת לשכור את שירותיה של חברה העוסקת בארגון קייטרינג לאירועים עסקיים שהיא בעלת ניסיון ושם טוב בתחום. זאת, על מנת שהאירוע יצליח והמשתתפים יהיו שבעי רצון. נגענו כאן בשלוש נקודות שונות שיכולות להכריע אם הכנס או האירוע יצליחו, הדגשנו מי ראוי שיהיה בסופו של דבר מפיק האירוע וידאג להגברה ולתאורה מקצועיים ולשירות קייטרינג טעים ומזין.