מרכזיות טלפון לעסקים - אפיון

מרכזיית הטלפון, הנמצאת בטבורו של כל עסק מודרני, היא בסיס הקשר עם ציבור הלקוחות של החברה.

לפתרונות הטלקומוניקציה שמפעילה החברה חשיבות רבה בנוגע לאיכות הניהול והבקרה של התקשורת הפנימית (בין עובדי החברה לבין עצמם) והתקשורת החיצונית (בין עובדי החברה ללקוחות ולהיפך).

משום כך, על חברה, או ארגון, המעוניינים לייעל את מבנה התקשורת, הניהול והבקרה בחברה, לשקול התאמת פתרונות תקשורת מתקדמים למבנה הארגוני הייחודי של החברה, בהתאם לצרכים הספציפיים ולאופי המיוחד של הנישה העסקית.

ישנן לא מעט חברות טלקומוניקציה ותקשורת העוסקות בהתאם פתרונות תקשורת כגון מרכזיות טלפון, עמדות תקשורת חכמות וכדומה, אך לפני שפונים לחברה מסוג זה, יש לערוך אפיון ראשוני של דרישות החברה ממערכת התקשורת. אפיון זה מכין את הקרקע לאפיון המעמיק יותר שתערוך החברה על מנת להתאים מרכזיות טלפונים ופתרונות תקשורת אחרים.

הנה שתי נקודות שמומלץ לקחת בחשבון בעת האפיון:

1.      את אופי מרכזיית הטלפון יש להתאים לאופי העסק. יש להתחשב בגודלו של העסק, בכמות הקווים הנדרשים, באופי הפעילות הפנימית של עובדי החברה, או החיצונית מול לקוחות. זוהי למעשה השאלה הראשונה שיש לשאול.

2.      שאלה נוספת שיש לתת עליה את הדעת היא מהו ציוד התקשורת הנדרש: מרכזיות טלפון מסוג מסוים, עמדות תקשורת, טלפונים חכמים, קווים מסוגים שונים (קווי חוץ, קווי IP, קווים סלולאריים) וכדומה, מערכות שונות כמו למשל מערכות ניהול תורים, מערכות ניהול חדרי ועידה וירטואליים, מרכזיות IP, רישום שיחות, בקרת שיחות וכדומה.

לאחר שגובש אפיון מקדים של דרישות העסק, יש לפנות לחברות מקצועיות העוסקות בהתאמת מרכזיות טלפון חכמות ולבקש הצעת מחיר.

כאשר פונים לחברות תקשורת יש לוודא כי מדובר בחברה מקצועית, בעלת ניסיון בתחום זה וכי ביכולתה לתפור חבילה מתאימה לצרכי העסק.

חשוב לזכור כי כאשר זה מגיע להתאמת מרכזיית טלפון, לניסיונה המקצועי של החברה חשיבות רבה ולכן יש לבחור בחוכמה חברה מתאימה.