סריקת מסמכים - הטכנולוגיה החדשה

אם אתם מנהלים, אתם בוודאי מכירים את היום הארור בו המזכירה חולה ודווקא ביום הזה לא הצלחתם למצוא את המסמך הכול כך חשוב שאתם צריכים באופן מיידי. מה שלכם נראה הכי הגיוני לתייק במקום אחד למזכירה נראה הגיוני לתייק במקומות אחרים וכך, אתם מוצאים את עצמכם עם המזכירה הכי מסודרת אך עם בלגאן היסטרי בארכיב, והסיכויים למצוא את המסמך שאתם צריכים הופכים לקלושים עד בלתי אפשריים. בעידן המודרני, תיוק מסמכים באמצעות מחשב הוא בהחלט קרוב להיות אפיזודה חולפת. המילה האחרונה של עולם תיוק המסמכים היא ארכיב ממוחשב המתבצע באמצעות סריקת מסמכים. רוצים לדעת איך קורא הפלא הזה? הכול כתוב במאמר שלפניכם.

סריקת מסמכים – מה זה בכלל?

עם התפתחות המצלמות הדיגיטליות וההדפסות, פלש אל תחום המכשירים המשרדיים חבר חדש והוא הסורק. הסורק הוא למעשה עוד שיטה להימנע מהצטברות של ניירות על השולחן. לא עוד ניירות מסתובבים ללא כל תכלית עד שמישהו יהיה מוכן לתייק אותם. סריקת מסמכים היא שיטה יעילה לשמור על המסמכים במקום הקרוב אלינו ביותר והוא המחשב המשרדי שלנו.

סריקת מסמכים – לשם מה זה נחוץ?

בעידן המודרני, יותר ויותר משרדים נעזרים בתיוק דיגיטלי של המסמכים הנעשה באמצעות סריקת מסמכים. שאלת השאלות היא מדוע הקלסרים נעלמו מן העולם ולמה יותר ויותר משרדים נעזרים בתיוק דיגיטאלי על ידי סריקת מסמכים. התשובה הראשונה היא נוחות. אבל יש עוד כמה תשובות שיוכלו להסביר מדוע יותר משרדים אמצו באהבה את המהלך המהפכני.

1.    סריקת מסמכים – שיטה מהירה ונוחה לתיוק: לכו אל הפקידה הזוטרה במשרד ותשאלו אותה מה היא העבודה שהיא הייתה מוותרת עליה מבין כל המטלות שעליה לבצע במהלך יום העבודה. אין ספק כי מרבית הפקידות ישיבו כי תיוק היא העבודה הפחות אהובה עליהן. ניתן בקלות להבין אותן. מי יאהב להסתגר מדי יום בחדר עם מאות קלסרים ומאות עמודים מודפסים ולתייק ערימות של מידע. 2.    סריקת מסמכים – כל אחד יכול למצוא – המטלה השנייה הפחות אהובה על פקידות היא מציאת מסמכים בארכיב הקלסרים. פקידות רבות יעידו כי חיפוש קלסרים בשיטה זו היא חיפוש של מחט בערימה של שחת. סריקת מסמכים בהחלט תפתור את הבעיה באופן מהיר.3.    סריקת מסמכים – תיוק זול וחיסכון בנייר – חלק ניכר מההוצאות של ציוד משרדי הן לרוב קלסרים, שדכנים ודפי צילום. מכל אלו תוכלו להיפתר באופן מיידי על ידי רכישת תוכנת סריקת מסמכים וסורק איכותי.4.    סריקת מסמכים – השליחה נוחה יותר – כמה מתיש למצוא מסמך כלשהו מתוך הקלסרים ולשלוח אותו בפקס או על ידי סריקה נוספת. בעידן בו כל בעל תפקיד נושא תיבת דואר אלקטרונית, שליחת מסמכים דיגיטליים קלה יותר.5.    סריקת מסמכים – סביבה ירוקה יותר – כמה נעים לקבל את כל היתרונות של סריקת מסמכים וגם לשמור על הסביבה.