CRM: השלב המקדים להתקנת התוכנה

כל חברה אשר רוצה לתקשר בהצלחה עם לקוחותיה, זקוקה לפתרון טכנולוגי מתאים. תוכנת CRM מהווה פתרון מצוין ואפקטיבי עבור ניהול קישרי לקוחות. אך כדי שהתוכנה אכן תצליח במשימה, ההתקנה שלה צריכה להתבצע בהצלחה.

התקנה של CRM בחברות עשויה להיכשל, כאשר הסיבה העיקרית לכך, היא העדר תכנון מקדים. חברות רבות אינן מבינות מה התוכנה מצריכה, הן מבחינה טכנולוגית, הן מבחינת עלויות כוללות והן מבחינת תמיכה טכנית שוטפת. לכן, לפני שאתם רצים לרכוש את התוכנה ולהתקין אותה על כל המחשבים במשרד, ישנם כמה דברים שחשוב כי תוודאו. במידה ותתכננו היטב את השלב המקדים להתקנה, התוצאה תהיה התקנה מוצלחת, שתתבצע על הצד הטוב ביותר, ללא בעיות וללא כאבי ראש.

בחרו מערכת CRM המתאימה לצרכיכם - הגדירו דדלין, תקציב, מטרות, אסטרטגיה שיווקית. כמו כן, כללו בישיבה זו את כל מקבלי ההחלטות בחברה. הם צריכים להיות שותפים לחזון שלכם. דאגו כי הם יהיו שותפים לכל התהליך. רק לאחר שניסחתם לעצמכם את מטרות החברה, בחרו את התוכנה המתאימה, שעונה על כל דרישותיכם. בחרו חברה המציעה סל שירותים מלא. החברה שתבחרו צריכה להיות מסוגלת לספק לכם את השירותים האלו: ייעוץ לגבי בחירת תוכנה מתוך מגוון המוצרים הקיים, התקנה של התוכנה בחברה, הדרכה של העובדים, תמיכה טכנית שוטפת, שינוי אפשרויות התוכנה (במידה ונדרש). אל תתפתו לבחור בחברה המציעה רק חלק משירותים אלו.

אל תתעלמו מהצד הטכנולוגי - למדו מה תוכנות CRM מצריכות. מה נדרש כדי להפעיל אותן? הכירו את ההבדל בין CRM  סטנדרטית ל-CRM "אונליין". עבור מערכות סטנדרטיות אשר מותקנות על מחשבי החברה (מ"הדור הישן"), נדרש שרת חזק, תשתית מתאימה, הדרכת העובדים ותמיכה טכנית שוטפת. לעומת זאת, תוכנות קישרי לקוחות "אונליין" חדישות, אינן מצריכות רכישה של שרת מאובטח ויקר. מסד הנתונים שלכם יושב על שרת מרוחק. מסיבה זו, העלויות שתשלמו לחברה תהיינה נמוכות בהרבה. כל מה שתצטרכו הוא דפדפן, אשר אפשר לגלוש בעזרתו באתרים וכן חיבור מהיר לאינטרנט. גם כאן תצטרכו הדרכה מקצועית לעובדים ותמיכה שוטפת. תמיכה זו חשובה להצלחת תוכנת קישרי לקוחות. בלעדיה, העובדים שלכם יישארו עם המון שאלות ללא מענה. לסיכום, תשומת לב לעניינים אלו יכולה להפוך את ההתקנה לפשוטה וקלה. במידה ותתכוננו היטב להתקנה ותכינו את שיעורי הבית שלכם, כל השאר ילך באופן חלק. כאשר התוכנה תותקן בהצלחה, כולם ירוויחו. גם הלקוחות, גם העובדים וגם החברה עצמה.