הפקות אירועים – איפה מתחילים?

אתם עומדים בפני אירוע חשוב? לא משנה אם זו חתונה, בר מצווה, יום גיבוש בעבודה או אירוע ל-400 מוזמנים. יש מספר שיקולים בסיסיים שיש לקחת בחשבון ולתכנן מראש עבור כל אירוע שתרצו לקיים. הפקות אירועים הוא תחום לא פשוט, שנעשה באופן מקצועי על ידי חברות הפקות אירועים שונות. בתור התחלה, ריכזנו עבורכם את השיקולים שיש לקחת בחשבון בכל אירוע ואירוע אשר תרצו לקיים.

הפקות אירועים – אופי האירוע

קיימים סוגי אירועים רבים. לכל אירוע אופי, צרכים ומטרות אחרות, המצריכים התייחסות וטיפול שונים. תהליך הפקות אירועים מתחיל בשאלה לגבי מהות האירוע. האם זהו אירוע פרטי, פתוח לציבור, יום גיבוש, יום ספורט, אירוע נושא או יום עיון? יש לתכנן את היקף המוזמנים, את הקונספט של האירוע ואת תוכנו בהתאם. תהליך הפקות אירועים צריך להיעשות במחשבה תחילה.

חישוב מוזמנים וקהל יעד בעזרת הפקות אירועים

בעת תכנון האירוע חשוב להגדיר בדיוק מיהו קהל היעד וטעמיו. כך תוכלו להתאים את האירוע המושלם עבורו. הפרמטרים הבסיסיים בעת הפקות אירועים הם גיל, מין או רקע משותף. בצעו שלב זה בקפידה. ככל שתשקיעו בדיוק ובפירוט הגדרת הקהל תוכלו להתאים טוב יותר את פעילויות האירוע.

הפקות אירועים מתחשבות גם בתקציב

בחנו את עניין התקציב לפני שתתחילו לעשות הזמנות. בתהליך הפקות אירועים בוחנים תחילה האם זהו אירוע שבו סביר שהמתנות יכסו חלק ניכר מההוצאות, כמו חתונה למשל או שאולי זהו אירוע של מקום עבודה, בו לא ניתן לסמוך על עזרת המתנות. הפקות אירועים מצריכות הגדרה של הנושאים הללו מראש ויציאה לדרך עם תקציב ברור.

הפקות אירועים – בחירת המקום המושלם

על מנת לבחור את הפינה המושלמת לאירוע שלכם, יש להתחשב בכמה גורמים. כמובן שעונת השנה והשעה ביום הם החשובים ביותר. אבל מלבד פרמטרים אלו כדאי שתתנו את הדעת לשני נושאים נוספים שרבים נוטים להתעלם מהם במהלך הפקות אירועים:•    מקום האירוע ודרכי ההגעה - ברור שאם מדובר באירוע לילדים שתלויים בהורים שלהם, חשוב יותר שהאירוע יתקיים בקרבת קהל היעד. במקרה של מסיבה לחיילים, כדאי שהאירוע יתקיים בקרבת תחנת אוטובוס •    גישה לבעלי מוגבלויות - באירועים רבים מוצאים עצמם בעלי האירוע נבוכים כיוון שאין ביכולתם לסייע לאורח בעל מוגבלות להגיע לאירוע. וודאו שבמקום שבחרתם יש נגישות לכסאות גלגלים ועגלות ילדים

טיפ אחרון

הטיפ האחרון נכון לכל פרויקט שתרצו להריץ ולפרויקט הפקות אירועים בפרט. סמכו על בעלי התפקידים ועל המקצועיות שלהם בתחומם. דעו להאציל סמכויות ולהעביר חלק מהאחריות לאחרים. אם לא תשכילו להקשיב לעצה זו ותתעקשו לרכז את כל האחריות אצלכם, סביר שתגלו, כמו רבים וטובים לפניכם, שהתהליך של הפקות אירועים הוא משימה בלתי אפשרית אם היא נעשית באופן עצמאי. בחירה כזו תעלה לכם בבריאות וגם תפגום באיכות האירוע.