ניהול מסמכים – איך משפרים את היעילות במשרד המתקדם?

תחשבו שאתם זקוקים למסמך מסויים ואינכם יודעים היכן הוא תוייק. אתם גם לא זוכרים את התאריך המדוייק בו המסמך הונפק ואין לכם שום קצה חוט שעשוי להוביל אתכם למקום הימצאו. כיצד, אם כן, תוכלו לאתר את המסמך? ואם תצליחו לאתר אותו, האם תצטרכו להשקיע שעות רבות בחיפושו, או שמא תוכלו לשלוף אותו בלחיצת כפתור?

אם מתכננים בחוכמה את ניהול המסמכים בארגון, יהיה הרבה יותר מהיר ופשוט לאתר את המסמך הרצוי בעבודה מול הממשקים השונים בארגון ומול הלקוחות.

מציאה של מסמך היא חלק מהתפעול היומיומי בכל משרד, אך אם שיטת התיוק של המסמכים אינה חכמה, לאתר את המסמך בין ערימות הקלסרים יהיה כמעט בלתי אפשרי. כל זה מוביל לכיוון אחד – כיצד להתייעל בנושא ניהול המסמכים במשרד.

ניהול מסמכים בארגון – זה כמו ניהול המסמכים בבית

ניהול מסמכים בארגון צריך להיות כמו ניהול מסמכים הפרטיים של כל אחד מאיתנו בביתו. כפי שבבית שלנו אנחנו מרכזים את המסמכים הפרטיים שלנו בקלסרים, כאשר כל נושא ממוקם בחוצץ המתאים, עם יכולת למצוא כל מסמך רצוי בפרק זמן קצר, כך יש לעשות בארגון. אלא שכמות המסמכים בארגון עולה עשרות מונים על כמות המסמכים הביתית ולכן יש צורך בכלי ניהול חכמים יותר. יש צורך בתוכנה לניהול מסמכים.

כפי שבבית  הפרטי שלך אתה דואג שהמסמכים יהיו נגישים, זמינים וקלים לאיתור במהירות, כך עליך לעשות גם במשרד. להשתמש בדרך המתקדמת יותר של ניהול המסמכים, מתוך הבנה והכרה שניהול אפקטיבי של המידע והידע הארגוני הטמון במסמכים הרבים, עשוי לחסוך זמן ומשאבים רבים.  

ניהול מסמכים – זה לא משחק ילדים

כדי להתחיל לעבוד עם כלי ניהול מסמכים דיגיטליים במקום ניהול מסמכי נייר, יש צורך בראש וראשונה להתחיל לבצע סריקת מסמכים באמצעות סורקי מסמכים מקצועיים שמייצרים לנו קבצים דיגיטליים שמהווים תמונה זהה לקובץ המקור. את הקבצים הללו נשלב בתוך תוכנה לניהול המסמכים (ארכיון דיגיטלי, ניהול מסמכים ממוחשב).

בכל ארגון האופי והתוכן של המסמכים שונה, אך ישנם סוגי מסמכים הקיימים כמעט אצל כולם: חשבוניות ספקים, תעודות משלוח, קבלות, דו"חות, תיקי עובדים, תיקי לקוחות, הנהלת חשבונות, הזמנות ועוד, וניתן לשלב את כולם בתוך מערכת לניהול מסמכים שתאפשר צפיה ותיוק מהיר בכל מסמך שנסרק ושולב במערכת או יוצר באמצעות התוכנות שבארגון.

ניהול הידע בארגון (באמצעות ניהול מסמכים חכם) מאפשר נגישות ושליפה מהירה של כל עובד בארגון שקיבל הרשאה מתאימה לכך. חסל סדר בזבוז של שעות ארוכות בחיפוש אחר מסמכים הנדרשים מעת לעת.