שימוש במשרד יחסי ציבור לקידום אירוע ציבורי

כל אדם המתכנן אירוע ציבורי כדאי שישקול שימוש במשרד יחסי ציבור על מנת לקדם את האירוע.כאשר אנו חושבים על אירוע ציבורי, אנחנו בדרך כלל מעוניינים בהגדלת כמות הנוכחים והמשתתפים ולכן עלינו להשתמש בטקטיקות יחצ"ניות. ניתן ליישם פעולות יח"צ וקידום בצורה עצמאית, אולם התוצאות הטובות ביותר מושגות כאשר שוכרים משרד מקצועי.להלן מספר יתרונות לשכירת משרד יחסי ציבור לקידום אירוע ציבורי:

• קשרים* אחת הדרכים להפצת השמועות על האירוע היא באמצעות התקשורת. משרד יחסי ציבור איכותי יהיה בעל קשרים טובים עם עיתונאי מפתח ברמה מקומית וארצית.* שימוש בקשרים למטרות קידום הוא הכלי העיקרי של משרדי יחצ"נות. מסיבה זו הם נוטים להיות אסטרטגיים, יעילים וממוקדי מטרה.
• תכנון האירוע* במצב אידיאלי, חשוב להיעזר במשרד יחסי ציבור עוד משלבי התכנון הראשוניים של האירוע. בצורה זו מובטח כיסוי תקשורתי נרחב והוא מעשה חובה כאשר מדובר באירוע עם צפי משתתפים גדול או אירוע בקנה מידה ארצי.* גם אם הכוונה היא לתכנן את האירוע בצורה פנים-ארגונית ולטפל בכל הפרטים באופן עצמאי, משרד יחסי ציבור איכותי יוכל לסייע ביצירת אסטרטגיה בכל היבט אפשרי כדי להגביר את הקידום לא רק לאירוע עצמו אלא גם לאדם או לארגון שמאחוריו. משרד יח"צ יסייע ליצור שילוב נכון של פעולות קידום, כמו לדוגמא: חסויות, מסיבות עיתונאים, סיורי תקשורת והשקת תכניות.* לחלק ממשרדי יחסי הציבור ישנן יכולות תכנון ושיווק אירועים. כאשר הארגון המעוניין לקיים את האירוע הוא בסדר גודל רחב ומצפה לחשיפה תקשורתית נרחבת, משרד מנוסה יוכל לשרת אותו היטב וידאג שהכל עובד כשורה במהלך האירוע בכל הקשור לנושא התקשורתי. כאשר הארגון הוא בעל תקציב מוגבל ישנה אפשרות לבחור בשירותי יחסי ציבור ספציפיים להם הוא זקוק.

• יכולות נרחבות* לרוב, משרד יחסי ציבור מורכב ממספר אנשים בעלי התמחויות מקצועיות שונות. מסיבה זו, שכירת משרד לקידום אירוע יכולה להיות שימושית בכל הנוגע לחומרים הקשורים לאירוע. המשרד הוא בעל אמצעים מתאימים לפיתוח דרכי השיווק ווידוא שהמסר הוא עקבי ומכוון לקהל הנכון.* כאשר המשרד נשכר בשלב מוקדם בתכנון האירוע, אפשר שהוא יהווה כלי חשוב בפיתוח הזמנות, עלונים, פוסטרים ועוד. חשוב לזכור כי היכולות היצירתיות וקשרי העבודה של משרד יחסי ציבור הם לרוב נרחבים יותר ולכן כאשר הם מושמשים חשוב לדאוג למנף אותם.