בנייה נכונה של מערכת פריוריטי בארגון

ארגונים, מפעלים וחברות נדרשים להתמודד באופן שוטף עם מגוון רחב של פעילויות מערכתיות ומהלכים עסקיים, ובדיוק לשם כך קיימת מערכת פריוריטי –ERP. זוהי מערכת ממוחשבת יעילה וידידותית למשתמש שתפקידה לאגד את כל מהלכי החברה וניהולה בתוך מסד נתונים אחד. המערכת מקנה שילוב מקורות  ידע, שליטה על כל הפעולות השוטפות של המחלקות השונות בעסק וכן בקרה מקיפה עליהן בזמן אמת. בנוסף לכך, השימוש במערכת פריוריטי מונע עומס על מערכת המחשוב על ידי ניתוב הנתונים באופן יעיל ללא התנגשויות ותקלות, ובכך משפר את הביצועים העסקיים.

מערכת פריוריטי מורכבת ממספר מודולים המוגדרים בתוכה, כאשר כל מודול מתאים למחלקה שונה כדוגמת מודול לניהול חשבונות, לשיווק ומכירה, מודול ייצור ומודול לניהול משרד. כל חברה בוחרת במודולים הנדרשים לה באופן מותאם לצרכים הספציפיים של הארגון, כאשר בחירת מודולי המערכת והתייחסות לקיומן של תוכנות אבטחה, קובעות למעשה את תפקוד והתפתחות החברה בשנים הבאות. על כן קיימת חשיבות מכרעת בבחירת מערכת פריורטי המתאימה עבור בית העסק, וכן להקמתה באופן נכון ומקצועי.

שלבי הקמת מערכת פריוריטי וטיפים להתנהלות נכונה בתהליך:

התקנת מערכת פריוריטי באופן נכון מקצועי כוללת מספר שלבים:

• בחירת מערכת פריוריטי - חשוב לבחור במערכת השייכת לחברה ידועה ורצינית בתחום, אשר ממשיכה כל העת בפיתוח המערכת ובהתאמתה לצרכי השוק, ובנוסף מספקת מענה לצרכי העסק עם שימת דגש על תוכנות אבטחה מתקדמות.
• בחירת חברת יישום מוסמכת - חשוב לבחור בחברה מנוסה ומקצועית המוסמכת על ידי בית התוכנה, ושהינה מסוגלת להטמיע את המערכת באופן מיטבי בחברה. זאת בנוסף על הכשרת ותדרוך אנשי החברה לצד מתן פתרונות פיתוח במידת הצורך.
• הגדרת מטרות וצרכים - על מנת ליצור הטמעה מוצלחת של מערכת פריוריטי, חשוב שהחברה המיישמת תבין לעומקם את מאפייני וצרכי החברה, מכיוון שאלו יקבעו בין היתר את הגדרת הליכי העבודה ואפיונה של המערכת.
• הגדרת ובניית נתוני המערכת - החברה המיישמת תגדיר ותבנה את כל נתוני המערכת על סמך ההגדרות וצרכי העסק. חשוב לעקוב אחר הגדרות אלו לפני הטמעתן ולבדוק שאכן הם מתאימים לצרכי הארגון.
• בדיקות מקדימות - בדיקות אלו הינן בעלות חשיבות רבה עבור בדיקת יעילות המערכת טרם תחילת העבודה בפועל. הבדיקות כוללות סימולציות ובדק מערך הסבות דינמיות אשר נועד להזנת נתונים בזמן אמת, כמו מלאי העסק והזמנות פתוחות.
• הדרכות - השמת מערכת פריוריטי בעסק דורשת פעמים רבות שינוי בהרגלי העבודה והחשיבה של המנהלים והעובדים במקום. תפקידו של צוות היישום הוא להדריך ולהנחות את האנשים בחברה לגבי יצירת הרגלי עבודה חדשים אל מול מערכת פריוריטי לאורך זמן. שלב זה כולל גם אספקת ספרי הדרכה לעסק.
• הכשרת מנהל מערכת בתוך החברה - ליצירת תפקיד זה ישנה חשיבות מכרעת לעבודה היעילה והשוטפת של המערכת בחברה. מנהל המערכת מסייע בהטעמת המערכת בכל הארגון ומהווה איש קשר בין העסק ובין חברת היישום.
• תמיכה במערכת לאחר הקמתה - עבודתה של חברת היישום כולל גם תמיכה במערכת לאחר הפעלתה, כגון תמיכה במשתמשי קצה, הוספת מודולים במידת הצורך והפקת דוחות בקרה וניהול.