סריקת מסמכים – איך בוחרים תוכנה לניהול וסריקת מסמכים?

כשאתם בודקים תוכנות סריקה עליכם להגדיר ולאפיין מראש מה יהיו המשימות של תוכנת הסריקה הרצויה. כדי להיכנס לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, מומלץ לבחור תוכנה שתענה על הצרכים והדרישות שלכם.

אתם יכולים לבצע תהליך סריקת מסמכים בעצמכם או לרכוש שרותי סריקה. את המסמכים הסרוקים תוכלו לאחסן בבית גניזה (שרותי גניזה / שרותי ארכיב / שירותי ארכיון).

סריקת מסמך ושילובו במערכת ניהול מסמכים סרוקים (כדי להביא אתכם למצב של משרד ללא נייר) מחייבת סורק מסמכים (סורק ארכיון מקצועי) שיבצע את השלב הראשון – סריקת מסמכים אשר ישולבו במערכת ניהול מסמכים וידע (ניהול מסמכים סרוקים / ניהול ארכיב סריקה).  

שימו לב כשמציעים לכם תוכנת ניהול מסמכים חינם, אם קיימת אפשרות להתממשק לתוכנות סריקה.

להלן הפרמטרים עליהם יש להקפיד:

·         יכולת סריקת מסמך לוורד.

·         יכולת עבודה עם כל סוגי הסורקים וניהול תהליך הסריקה לפי הסורק המתאים..

·         יכולת עבודה במגוון מערכות הפעלה, כולל תמיכה במערכות מדורות קודמים.

·         יכולת התממשקות לטכנולוגיות סריקה Twain ו- Isis.

·         על התוכנה להפוך את המסמך הסרוק ישירות לקובץ PDF ויכולת המרת קבצים ל- PDF (סריקת מסמכים ל PDF).

·         יכולת הוספה והסרת עמודים מקבצי PDF.

·         תמיכה במגוון גרסאות PDF.

·         יכולת סריקה ויצירת קובץ PDF בר עריכה וחיפוש באמצעות מערכת זיהוי טקסט – OCR עברי.

·         יכולת שמירת קבצים בשמות אוטומטיים סדרתיים בסדר רץ לפי פרמטרים.

·         יכולת התממשקות למערכות דואר אלקטרוני לשליחת קבצים ישירות מסורק המסמכים.

·         יכולת סריקה וזיהוי טקסט – OCR בעברית.

·         יכולת סריקה וזיהוי תווי ברקוד.

·         תמיכה בעברית ובמגוון שפות לועזיות.

·         יכולת ייצוא המידע לגבי תהליך הסריקה.

·         יכולת שליטה על המערכת מתוכנות ניהול ארכיון / ניהול מסמכים.

·         יכולת סריקת מסמך בודד וסריקת קבוצות מסמכים לשמירה כקובץ אחד.

·         יכולת סריקת קבוצת מסמכים המחולקת לתיקיות משנה כך שדף לבן מפריד בין התיקיות.

·         יכולת יישור מסמך אוטומטי בתהליך הסריקה. אם המסמך נכנס עקום לסורק התוכנה מיישרת אותו.

·         יכולת גיבוי המסמכים בזמן הסריקה.

·         יכולת סיבוב המסמך לפי רצון המשתמש.

·         יכולת ניקוי רעשים מהמסמך.

·         יכולת הטבעת טקסט מכל סוג בזמן הסריקה.

·         יכולת ספרור המסמכים בזמן הסריקה.

·         יכולת ייצוא מסמכים סרוקים למגוון פורמטים של קבצי תמונה.

·         יכולת ניקוי מרקרים או צבעים במסמך לפי הגדרת המשתמש.

·         יכולת סריקת קבוצת מסמכים גדולה ושמירת כל מסמך בדיד בקבוצה בשם אחר כקובץ.

·         מגוון אפשרויות תצוגה.

·         תמיכה באינדוקס ותצוגה בתוכנות מתממשקות.

·         יכולת ארגון עמודי המסמכים בממשק GUI.

·         יכולת הכנסת מידע ופרטים שונים לאינדקס הקובץ.