סריקת מסמכים + ארכיון דיגיטלי = הגיבוי האופטימלי למסמכים בארגון

אם אתה זקוק למערכת ארכיון דיגיטלי איכותית וחכמה מהסוג הטוב ביותר בשוק, עם תמיכה מלאה בעברית. הפתרון הוא בשילוב מערכת מקצועית, ותיקה ואיכותית.

אם יש צורך, מערכת הארכיון הדיגיטלי ניתנת להתאמה לפי דרישתך. אם יש צורך בהתאמות מיוחדות, תוכל לבקש מחברת התוכנה את הפתרון המתאים לצרכים שלך בדיוק.

היתרון הגלום בשימוש בתוכנת ארכיון דיגיטלי ידידותית למשתמש המסוגלת להתממשק למגוון מסדי נתונים וממשקים שונים (כולל יכולת התממשקות אינטרנטית וללא התקנה מקומית), טמון בכך שאתה יכול לגשת למסמכי הארגון מכל מקום באמצעות האינטרנט.

במקביל, חשוב לבצע הליך של סריקת מסמכים שיאפשר לך לשמור את מסמכי הארגון כקבצים דיגיטליים במערכת המחשוב בארגון. סריקת מסמכים תאפשר לך חסכון וייעול התנהלות הארגון. סריקת מסמכים תיקח את הארגון שני צעדים קדימה ותאפשר לארגון לעבוד במהירות רבה יותר.

כדי לטעון את המסמכים שלך למערכת התוכנה אתה צריך קודם לסרוק אותם כך שתקבל קבצים דיגיטליים המכילים את המידע הקיים במסמכי הנייר. הליך זה יאפשר לך לשמר את אלפי מסמכי הנייר שהארגון שלך צבר עד כה. הסתייעות בשירותי סריקה (רצוי בבית הלקוח), מלבד העובדה שהם חוסכים את הצורך בשינוע המסמכים והקלסרים אל לשכת הסריקה, עושים לך את החיים קלים ומוודאים שמסמכים שלך לא ייחשפו לעיניים לא רצויות מחוץ לארגון.

תגיד גוד ביי לבלאי

הטמעת מערכת ארכיון דיגיטלי בארגון תאפשר לכל משתמש שקיבל הרשאה למצוא את המסמך הרצוי לו בלחיצת כפתור. באמצעות סריקת המסמכים אתה מקבל פתרון לבעיית הבלאי, ההתקמטות, דהיית הצבע והצהבת המסמך. לדוגמה: אתה רוצה לסרוק קבלות של שירותי תדלוק. קבלות אלה ניתנות על נייר כימי שהדיו עליו דוהה תוך חודשים ספורים. מה עושים? סורקים את הקבלות ויש תיעוד קביל.

הליך הסריקה מייתר את הצורך בארכיון מסמכי נייר התופסים שטח אחסון יקר. סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי (את מסמכי המקור ניתן לאכסן בבית גניזה או לבער) חוסכת זמן באיתור ושליפת המסמכים הרצויים. כאשר רוצים להעביר מסמכים לגורמים אחרים, ניתן לעשות זאת בקליק. אם רוצים לצרף מסמך סרוק (לדוגמה תעודת משלוח חתומה) לחשבונית ללקוח, ניתן לעשות זאת בקלות מתוך המערכת הממוחשבת.

איך בוחרים חברה הנותנת שירותי סריקת מסמכים?

·         כדאי בחברה אמינה, ותיקה ומקצועית. חברה המתאימה את השרות שלה לצרכים שלך. אם תרצה שהמסמכים ייסרקו במשרדים שלך בכל נקודה בארץ (ואפילו סריקה בו זמנית במספר מקומות / סניפים) או לבצע את הסריקה בלשכת הסריקה שלה.

·         חברה המבצעת בקרת איכות לתהליך הסריקה כך שלא ייוצר מצב שמסמכים עברו בסורק ולא נסרקו.

·         חברה המסוגלת לבצע ספרור והטבעת נתונים לכל מסמך שנסרק.

·         חברה בעלת יכולת לתת פתרונות חתימה אלקטרונית (חתימה דיגיטלית).

·         חברה עם תוכנה לסריקת מסמכים פרי פיתוח עצמאי המאפשרת בניית אינדקס מסמכים לפי דרישה.

·         חברה המציעה מערכת משולבת ב- OCR עברי לצורך המרת הקבצים הסרוקים למסמכי וורד ברי עריכה וחיפוש.

חשוב לוודא בשלב הצעת המחיר שהחברה תהיה בעלת ניסיון רב בתחום ניהול המסמכים והידע. חשוב לבקש המלצות, רשימת לקוחות ודוגמאות לפרויקטים שהיא ביצעה.