אתר מאמרים
מעגל הכותבים
אתר מאמרים קהילתי
שלום אורח!

מאמרים » ניהול תוכן » ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?

ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?

מחבר המאמר: DOCUMENTS
פורסם בקטגוריה: ניהול תוכן
המאמר נקרא 433 פעמים
תאריך פרסום: 14.06.11
גרסת הדפסה | 0 תגובות
שיתוף מאמר זה שיתוף מאמר זה


בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים בין המשתמשים, הרשאות, הגנה על המסמכים, גיבוי המסמכים, קלות תפעול, יעילות וחסכון בעלויות.

כדי למקסם את החיסכון הצפוי ממעבר פעילות הארגון לארכיון דיגיטלי עליך לשאוף להכיר את מלוא היכולות של המערכת בה תבחר. הכרת יכולות המערכת תאפשר לך לחסוך בעלויות, לבטל כפילויות, להנגיש את המידע בקלות, לצמצם בעלויות הדואר, להקטין את שטח האכסון המיועד לקלסרים עמוסי מסמכים ועוד.

לפני מעבר הארגון לעבודה במתכונת ארכיון דיגיטלי עם תוכנה לניהול מסמכים, דאג לעדכן את העובדים על המעבר הצפוי. אל תפתיע אותם ואל תנחית עליהם את השינוי הזה. מדובר במתכונת שונה של עבודה ויש ליידע את העובדים על השינוי הצפוי.

תוכנת ניהול מסמכים – איך לבחור תוכנה לניהול ארכיון דיגיטלי?

קיימות בשוק מערכות רבות לניהול מסמכים, חלקן מיועדות למשתמשים בודדים, חלקם לארגונים קטנים, וחלקם לארגוני ענק. ראשית עליך לבחור את המערכת המתאימה למספר המשתמשים בארגון. אל תשקיע במערכת המיועדת ל- 1,000 משתמשים אם אתה משרד של חמישה עובדים.

לאחר שהתמקדת במערכות ניהול מסמכים המתאימות לגודל הארגון שלך, עליך להחליט מהו התקציב המתאים לך, או איזה מחיר תהיה מוכן / יכול להשקיע במערכת ניהול מסמכים לארגון שלך. כדי לסבר את האוזן, מחירי תוכנות ניהול המסמכים שבשוק (הישראלי והעולמי) נעות מאפס שקלים ועד מאות אלפי דולרים. בהנחה שהתקציב שלך לנושא הוא מספר מאות דולרים, עליך להתמקד בסגמנט הזה של התוכנות שבשוק.

ניתן להשיג תוכנות חינמיות שנכתבו במערכות קוד פתוח. קח בחשבון שמה שניתן בחינם, הוא לא בהכרח רע, אבל קיימת בעיה של תמיכה במשתמשים. אם תתקין מערכת קוד פתוח ללא תמיכה, הסתבכת. אם תתקין מערכת קוד פתוח שכבר הוכיחה את עצמה והיא מציעה תמיכה מיידית, אפשר בהחלט לשקול זאת לחיוב.

אינך צריך להגביל את עצמך לתוכנות מקומיות בלבד. ישנם פתרונות מהעולם המציעים תמיכה בעברית ומחירים ידידותיים למשתמש. אל תפסול על הסף את הרעיון לרכוש תוכנה מתאימה באינטרנט.

כפי שציינתי בפתיחה, חשוב לדעת מהי רמת האבטחה של המערכת. האם המערכת מבוססת גישה אינטרנטית וכיצד הגישה אליה מאובטחת. מה רמת ההרשאות למשתמשים ואיזה אופן ניהול היא מציעה.

לאחר שהגדרת מה התקציב שלך, עליך לחפש את הפתרון המתאים תוך כדי בדיקת יכולות המערכת. אם הארגון שלך מונה חמישה משתמשים, בדוק מה מחיר הרישיון למשתמש ראשון ומה העלות לארבעה משתמשים נוספים. נהג בחוכמה, אל תסתפק במערכת שיכולה לתת גישה לחמישה משתמשים בלבד. חשוב על הגידול העתידי של העסק שלך ורכוש מערכת עם יכולת גישה למשתמשים נוספים בראייה עתידית. קח בחשבון שתצטרך לעבור תהליך של סריקת מסמכים כדי ליצור תוכן דיגיטלי רלבנטי למערכת שלך.

דבר נוסף. אל תרכוש מערכת חדשה ללא וותק בשוק. אתה הולך למסור את לב הידע של העסק שלך לתוכנה חדשה וחשוב שלא תיפול. אני רוצה להמליץ לך להיעזר ב"חבר טלפוני" שיוכל להאיר את עיניך בתהליך הרכישה וההטמעה של המערכת.



אודות מחבר המאמר:

המאמר נכתב ע"י מנהל האתרים:

 

דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, חברות לסריקת מסמכים.

http://www.documents.co.il

 

סקאנבוק - שרותי סריקה, ארכיון דיגיטאלי ממוחשב, סריקת ספרים, סריקת תמונות, מכירת סורקים לסריקת ארכיונים.

http://www.scanbook.co.il

 

PDF to WORD – המרת קבצים,  pdf ל word - , המרת, pdf  המרת קובץ , pdf - תוכנה להמרת קבצים, pdf ל , word - המרת pdf ל. word –

http://www.pdftoword.co.il/

 

Rent A Scanner - סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכים, מכירת סורקי מסמכים מקצועיים.

http://rentascanner.co.il

 

מסמכים - אתר אינפורמטיבי בנושאים: ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת ספרים. http://mismachim.co.il

 

טל: 054-5880060



דירוג המאמר: לא דורג עדיין

תגובות למאמר ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות? תגובות למאמר ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?

עד כה לא נרשמו כל תגובות למאמר ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?. רוצה להיות הראשון?

הוספת תגובה חדשה


שם מלא:


כתובת דוא"ל:


תוכן התגובה

הקלידו את הקוד שבתמונה

Visual CAPTCHA


מאמרים נוספים בנושא ניהול תוכן

ניהול מסמכים – איך משפרים את היעילות במשרד המתקדם?
מערכות מידע – מקצוע העתיד
שירותי קלדנות – פתרון בזמן אמת
סריקת מסמכים - סריקת מפות – סריקת שרטוטים, איך עושים זאת?
סריקת מסמכים + ארכיון דיגיטלי = הגיבוי האופטימלי למסמכים בארגון
סריקת מסמכים - למה חשוב לבקש הצעת מחיר?
סריקת מסמכים - איך סורקים מסמכים בפורמט רחב
סריקת מסמכים – איך בוחרים תוכנה לניהול וסריקת מסמכים?
סריקת מסמכים – איך בוחרים שירותי סריקה באתר הלקוח?
ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?
ארכיון דיגיטלי – הדרך החכמה לניהול המסמכים שלכם
סריקת מסמכים – למה כדאי?
סריקת ארכיון מסמכים – איך עושים זאת הלכה למעשה?
OCR עברי - מה זה?
ניהול מסמכים - איך יוצרים ארכיון מסמכים?

הנך נמצא כאן: ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?.

פרסם את מאמריך באתר! פרסם את מאמריך באתר!
תהנה מחשיפה מקצועית בחינם ואפשר לאלפי גולשים פוטנציאליים להיחשף לדעותיך.
פרסם מאמר.