ניהול מסמכים - איך יוצרים ארכיון מסמכים?

אם אתם רוצים ליצור ארכיון משלכם, יש צורך לקחת את מסמכי הנייר ולהפוך אותם בתהליך סריקה לקבצים דיגיטליים המאוחסנים במחשב. לאחר שתצרו את הקובץ מהמסמך הסרוק תוכלו לעשות איתו ככל העולה על רוחכם.

מסמך שנסרק ניתן להדפסה כאילו היה מסמך שיוצר במחשב מלכתחילה. אם לדוגמה חתמתם על חוזה עתיר מסמכים ואתם רוצים לאכסן אותו כקובץ אצלכם במחשב, ואין בידיכם את קובץ המקור ממנו הודפס המסמך, מה ניתן לעשות?

כדי לחסוך את הצורך בהקלדה של המסמך לתוכנת עיבוד תמלילים במחשב, אתם צריכים סורק מסמכים כדי לסרוק את החוזה.

בדרך כלל סורקים נמכרים עם תוכנת סריקה מובנית כך שהתהליך הוא פשוט וקל. בהנחה שלאחר שסרקתם את כל המסמכים כיחידה אחת וקיבלתם קובץ אחד של החוזה אתם יכולים כעת להדפיס את המסמך או לשמור אותו כ- Multi page.

אם תסרקו כל דף בנפרד תקבלו מספר קבצים כמספר דפי המסמך. סורקים מסוימים מאפשרים לכם לסרוק את כל המסמכים לקובץ אחד. הגדירו את רזולוציית הסריקה ל- 300 DPI.

קיימים מספר פורמטים של מסמכים שנסרקו והבחירה בפורמט המתאים היא שלכם. בדרך כלל רצוי לקבוע פורמט PDF SEARCHBLE, פורמט זה מאפשר לכם ביצוע חיפוש בקובץ גם אם הוא לא עבר את פעולת הזיהוי עם תוכנת הפענוח.

ומה זה בכלל OCR? כדי שתוכלו לבצע במסמך חיפוש או עריכה ושינויים אתם צריכים תוכנת זיהוי טקסט (זיהוי תווים אופטי), אם המסמך בעברית תצטרכו OCR עברי (שהוא מורכב ביחס לשפות לועזיות). כעת תוכלו לטעון את המסמך בתוכנה ולהמיר את הקובץ (שהוא למעשה תמונה או תצלום של המסמך) לקובץ בר עריכה במעבד תמלילים.

אם יש במסמך טעויות דפוס, אתם יכולים לשנותן. אם תרצו לבצע חיפוש אחר מילה מסוימת – גם זאת תוכלו לעשות. כעת תוכלו לשמור את המסמך בפורמט של תוכנת עיבוד תמלילים ולהוסיף, לערוך או לשנות כל פרט במסמך.

כשמבצעים את הפעולה הזו עם מספר מסוים של קבצים ומאחסנים אותם בתיקיה עם שם מתאים, כאשר לכל קובץ יש שם משלו, יוצרים ארכיון דיגיטלי. סריקת מסמכים למחשב מאפשרת לכם לקחת ניירות ולהפוך אותם לקובץ דיגיטלי ככל קובץ אחר במחשב.

אם אתם ארגון גדול המכיל מאות אלפי מסמכים, יצירת ארכיון תהיה כבר יותר מורכבת. יש צורך בתוכנה מהתאימה לכמויות גדולות של מסמכים, בסורק מקצועי, בתוכנת סריקה איכותית ובמערכת זיהוי טקסט עם אחוז זיהוי מילים גבוה.