ארכיון דיגיטלי – הדרך החכמה לניהול המסמכים שלכם

סריקת מסמכים והסבת מנגנון הנייר למערכת ארכיון דיגיטלי נמצאת בתאוצה בשנים האחרונות ומשרדים רבים מצטרפים מידי יום לארגוני הענק שכבר ביצעו הסבה מלאה למערכות לניהול משרד ללא נייר.

חברות רבות שואפות להיות ירוקות, יעילות וחסכוניות. הן שואפות להיפטר מארכיוני הנייר, מערימות המסמכים והררי הקלסרים.

כיום ניתן להגיש מסמכים סרוקים לבתי משפט כאילו היו מסמכי מקור. שינוי החקיקה שאפשר זאת יצר מהפכה אמיתית במשרדים רבים של עורכי דין. אם ניתן להגיש מסמכים סרוקים, ניתן לחסוך שטח אכסון רב במשרד ולבנות ארכיון דיגיטלי שאינו מצריך שטח.

אם אתה מנהל חברה ללא ארכיון דיגיטלי, אתה נמצא מאחור. סריקת מסמכים חוסכת כסף רב לארגון ומסייעת לייעל אותו. כשאתה עובר לשיטת ארכיון דיגיטלי אתה חוסך כסף.

איך? שטחי משרד שהיו מוקדשים לקלסרים וקרטוני מסמכים, מתפנים, ואתה חוסך בשכר הדירה החודשי, חוסך בארנונה, חוסך בהוצאות אחזקה וניקיון ועוד.

משרדים ששימשו אותך לאחסון הרי מסמכים, יכולים להתפנות. את שטח הארכיון שיתפנה תוכל להחזיר למשכיר או שתוכל לאכלס אותו לצרכים אחרים, חשובים יותר ומכניסים יותר לארגון.

המעבר לשיטת משרד ללא נייר הוא מעבר משתלם.

חסכון נוסף הנובע מהליך סריקה הוא חסכון בזמן. כשאתה סורק מסמכים ומאכסן את הקבצים במחשב, יש לך אפשרות ניהול מסמכים סרוקים בלחיצת כפתור. 

סריקת מסמכים למחשב  באמצעות תוכנה לסריקת מסמכים וביצוע OCR, בשילוב תוכנות ניהול מסמכים, מכניס אותך לפלטפורמת ניהול ידע. ולא פחות חשוב – כדאי שתשלב חתימה דיגיטלית שתוטבע על כל מסמך סרוק. 

כאשר אתה יוצר ארכיב מסמכים משלך, ארכיב דיגיטלי שמבוסס על אינדקס חכם, אתה חוסך בנייר. כשאתה נעזר בשירותי סריקת מסמכים לארכיון ממוחשב, אתה מייתר את הצורך לצלם או להדפיס מסמכים. לחסכון בנייר יש משמעות כספית ומשמעות אקולוגית. אתה תורם את תרומתך הצנועה לקהיליית העצים הבינלאומית.

יתרון נוסף הוא היכולת לאבטח את המידע בצורה טובה יותר. אחסון מסמכים במשרד מאפשר לכל מבקר זמני או קבוע לרגל אחר המידע החשוב לך.

דמיין מצב שבו לקחת עשרה קרטוני נייר, סרקת אותם (בעצמך או בעזרת שירותי סריקה) ואת הקבצים שמרת בדיסק אחד בודד (המגובה במספר אופנים). אם ייכנס מחר פורץ למשרד שלך, המסמכים החשובים הללו מאובטחים וחסינים מגניבה.

עוד יתרון במעבר לארכיון דיגיטלי נובע מהליך קבוע של גיבוי הקבצים. גיבויים קבועים מאפשרים לך לוודא שהנתונים שהיו במסמכים והועברו לקבצים, נשמרים ואינם נתונים לפגעי הזמן והסביבה. קבצים שמגובים בגיבוי רב שכבתי, חסינים מבלאי, מהצהבה, מקימוט ומקריעה. מסמכים לא.

סריקת מסמכים, סריקת תמונות, סריקת ספרים, סריקת מפות, סריקת שרטוטים, סריקת ציורי ילדים, כל אלה מאפשרים לקחת נייר ולהפוך אותו למוצר דיגיטלי. קובץ המאוחסן בארכיון דיגיטלי.

מה עליך לעשות?

לבחור תוכנה לניהול מסמכים (אל תתפתה להצעות של ניהול מסמכים חינם, או תוכנות סריקה חינם וכדומה), לבצע סריקת מסמכים ולהתחיל ליהנות מפירות הקדמה. והכי חשוב, שתעשה זאת עם חברה אמינה,מקצועית, מנוסה ואיכותית.