כיצד נשפר את המוטיבציה של העובדים בעסק?

ניהול עובדים והשגת שיתוף פעולה פורה בעסק הינו אחד האתגרים אשר עומדים בפני בעל עסק. עסק לא יכול להצליח ולשגשג ללא רתימת העובדים לפעילות העסקית. אין ניהול, גאוני ככל שיהיה, שיכול להשיג תוצאות עסקיות ללא תרומתם ורתימתם של העובדים בעסק. למרות הנחות יסוד אלו אנו מוצאים עסקים רבים אשר מנהלם לא מצליח לרתום את העובדים לעבודה משותפת, לא מצליח להשיג שיתוף פעולה. נהפוך הוא – הללו גורמים נזקים או שעשייתם מינימאלית. השאלה הנשאלת היא: האם אפשר לזהות חוסר מוטיבציה מבעוד מועד וכיצד אפשר לשפר את המצב? 

כיצד נזהה חוסר מוטיבציה בקרב העובדים? 

1. עשייה מינימאלית - העובדים עושים את המינימום הנדרש בעסק מבחינתם. הם עובדים רק על מה שצריך ועל מה שהם מחויבים לעשות במסגרת התפקיד. לא מגלים יוזמה וראש גדול לעשייה מעבר למחויב בהגדרת תפקידם. הם לא מגלים אכפתיות כלפי העסק ולא נותנים מעבר למה שהתחייבו לו על פי הסכם העבודה. 

1. ביצועים בינוניים של העסק – כאשר קיימים ביצועים בינוניים בעסק הרי שקיים פער בין העשייה בפועל לבין הפוטנציאל של עסק זה. הפער מתבטא גם ברמת העסק בו ניתן להגיע ולהשיג יותר, אך גם ברמת הפרט, העובדים לא ממצים את יכולותיהם בעסק. אם אקח לדוגמא את אנשי המכירות, אזי כמנהל העסק קיימת ידיעה ברורה שהרבה מהעסקאות בשוק יכלו להשתייך לעסק אך העובדים האחראים לכך לא השיגו זאת. דוגמא נוספת, תאריכי האספקה שהובטחו ללקוח לא מכובדים ולא מבוצעים וכך יוצא שהלקוח מקבל את סחורתו הרבה אחרי הזמן שהובטח לו מבלי שהדבר מעורר עניין בקרב העובדים. אם בעובדי יצור עסקינן, הרי שכמות המוצרים הפגומים עולה ואין התייחסות ותשומת לב לקבלת איכות גבוהה של מוצרים עם שאיפה לאפס תקלות. העובדים עסוקים בדרך כלל  במתן הסברים ופחות עסוקים בעשייה איכותית וטובה. 

1. קונפליקטים – כל עבודה צוותית "מייצרת" קונפליקטים. קונפליקטים הם לא דבר שלילי בהכרח, הם לעיתים אפילו חיוניים ותורמים לעסק בכך שמסייעים לנקות משקעים או חוסר הבנה ובפתרונן מאפשרים פתיחת דף חדש וחידוש אנרגיות בעסק. קיומם של אלה  נובע מעצם היותנו שונים האחד מהשני. אלא שבמקרים בהם בסיס יחסי העבודה אינו איתן ותקין הרי שאז קיים קושי למצוא פתרונות לקונפליקט. במצבים אלו מוצאים עצמם העובדים מתבצרים בעמדתם ולא מוכנים לשתף פעולה או להתגמש עם הצד השני. 

1. אין ערוצי תקשורת לעשייה פורייה בעסק. לא מתקיימים דיונים פתוחים לגבי המתרחש בעסק. העובדים מדברים פחות על העסק ולא מגלים עניין במה שקורה. גישת  העובדים היא: "תן לעבור את היום בשלום וניפגש במשכורת בסוף החודש". גם אם מתקיימות פגישות וישיבות הרי שלא מתקיים דיון. לדיון צביון של מונולוג מצד המנהל ולא דיאלוג ושיחה של מנהל עם עובדיו. 

מהן הסיבות לחוסר מוטיבציה מצד העובדים?

ברצוני להביא חלק מהסיבות שיכולות להוות את הסיבה להתנהגות זו מצד העובדים. 

◄ ניהול בחסר – חוסר נוכחות של המנהל בעסק כדמות מובילה ומנהיגה. חוסר מעורבות של המנהל במה שקורה בעסק. ניהול כזה מאפיין מצב שבו לעובד יש תחושה (ואפילו מעבר לכך) כי מנהלו נמצא ב"מגדל השן" ולא באמת מעורב במה שקורה. לא מתעניין בעובדים, לא מתעניין בעשייה שלהם וגם לא מגלה אכפתיות. המנהל לא מכיר אותם ולא יודע כיצד להניע אותם. במצב שכזה העובד לא יתאמץ יתר על המידה כי ממילא אין מי שרואה ומעריך את פועלו. 

◄ ניהול יתר – הכוונה למעורבות יתר של המנהל בפעילות היומ-יומית של עובדיו. לדוגמא, מנהל שיודע בכל רגע נתון היכן עובדיו, מה הם עושים, מהם התוכניות לשעה הקרובה, ליום הקרוב, לשבוע הקרוב. ניהול שלא מאפשר לעובד לתת ביטוי ודרור למי שהוא וליצירתיות שבו. בהתנהגותו מונע המנהל מהעובדים את האופציה להיות עצמאיים ואחראיים לפעילותם בעסק. בניהול זה הוא נותן "היתר בלתי כתוב" לעובד להוריד אחריות מכתפיו ולהעבירה לידיו של המנהל כדי שזה יחליט עבורו וינחה אותו. ניהול כזה לא מוציא מהעובד את היכולות שלו אלא את הצד הטכני בלבד של העשייה. 

◄ חוסר הערכה – קיימים עסקים בהם מועברת תחושת חוסר הערכה לפועלו של העובד ותשומת לב רבה יותר ניתנת לטעויות ושגיאות מאשר לתועלת ולחיוב שבעבודתו. חוסר הערכה שנמשך לאורך זמן מונע את העובד למוטיבציה כיוון שלא משנה מה יעשה, ממילא פעולותיו לא יביאו לידי ביטוי כהערכה שמהווה צורך חיוני בעבודה. 

כאשר מזהים את אחד מהסימנים שציינתי מומלץ להתערב מהר ככל האפשר. לצערי התמהמהות לא עוזרת במקרה זה אלא אף הורסת. איבוד הזמן לא תורם לשיפור המצב ולתדמית המנהל. 

אז מה עושים?

אני ממליצה על מספר צעדים לשיפור המצב. הצעדים אינם חד פעמיים אלא צריכים לבטא את רוח העסק ואת התנהגות המנהל באופן רציף וקבוע. הצעדים הינם:

הגדרת תפקידים

הגדרת תפקיד ברורה וידועה הינה דבר בסיסי בניהול עסק אך לא כולם מבינים את חשיבות העניין ולעיתים מעדיפים עמימות תפקיד על הגדרות ברורות. עמימות מביאה לעיתים גם עמימות בתוצאות ולכן רצוי להימנע מכך. כאשר התפקיד מוגדר וברור לעובד, מבין העובד מה צפוי ממנו וכן מהי האינטראקציה בינו לבין חבריו לעבודה. מהי מערכת היחסים בין התפקידים השונים, ומהו תרשים הזרימה לתפקידים השונים. במידה ויש אפשרות להתקדם בתפקיד וכבעל עסק ניתן לראות אופק לקידום אזי רצוי וכדאי לציין זאת. במצב שכזה יש לעובד לאן לשאוף, יש לו מטרות ויעדים להגיע אליהם וכעת הצלחתו תלויה גם בו ולא רק במנהל העסק.

שמירה על תקשורת קבועה

תקשורת קבועה היא ראש וראשון בניהול עובדים. למה הכוונה? זה מתחיל ביחס בבוקר, באמירת "בוקר טוב" לעובדים בעת ההגעה לעסק. ההתייחסות הראשונית של הבוקר הינה לצוות שכפוף אליך אך גם לצוות שנמצא בקרבת מקום מושבך בעסק. עצם אמירת השלום בבוקר מקרבת בין הצדדים ולא גורמת לריחוק בין הצדדים.בנוסף, יש לשמור על מסגרת של פגישות קבועות אחת לשבוע / שבועיים / חודש תלוי בנושא ובעניין. העובדים צריכים לדעת על מועדים קבועים בהם מתקיימות פגישות / ישיבות שמטרתן הם סיכום, העלאת בעיות הקשורות לנושא הישיבה ודיון ענייני בעסק. 

פתרון קונפליקטים

כאשר אלו קורים, והם אכן קורים, צריך לטפל בהם במהירות האפשרית ולא לתת להם לגדול לרמת בעיה שקשה לגשר עליה. מהם הצעדים לפתרון יעיל:

1. הגדר את הקונפליקט כך שתהיה הסכמה על הבסיס.
2. מתן עובדות הקשורות בקונפליקט, לא פירוש לעובדות אלא העובדות עצמן. מתן מידע זה רצוי שיועבר בקול טבעי ולא בקול מתלהם.
3. לשאול את העובד כיצד הוא רואה את הפתרון למצב, כיצד הוא רואה את הקץ לקונפליקט
4. יחד להגיע להסכמה שמתאימה לשני הצדדים.

נשמע פשוט אך אין זה פשוט כלל ועיקר. הפיתרון דורש הקשבה ורצון להגיע לפתרון הקונפליקט, אך מרגע שנפתר נפתחים ערוצי פעילות משותפים שתורמים לעסק.

ניהול ציפיות

תהליך פורמלי של פתיחות מצד המנהל והעובד בו מבינים שני הצדדים היטב את דרישות הצדדים האחד מהשני ומסכימים עליהם. מצד העובדים, הם יודעים ומבינים את מה שאתה כמנהל רוצה מהם בהתנהלות העסקית, ולהיפך, אתה מבין מה הם מצפים ממך.

לדוגמא: הגדרת משימות ויעדים לעובד מחד, ומאידך, השכר בגינה. במידה והמשימות בוצעו שהשכר ישולם. 

מתן הערכה גלויה

גילוי הערכה הוא דבר חשוב בכל רמת ניהול. העובד מעוניין לדעת ולקבל משוב שעבודתו מוערכת ותורמת לחברה ויותר מכך – שרואים אותו. המשוב ראוי שיבוא כתגובה עבור הצלחה או פעולה שראויה להערכה ומעידה על אכפתיות לעסק. במסגרת זו אפשר כמובן גם לציין תכונה  / יכולת חיובית שאתה מזהה בעובד ולומר לו את זה.

לסיכום

כאשר העובדים בעסק מגלים חוסר עניין בפעילות העסקית וירידה במוטיבציה אין להרים ידיים ולוותר, אין להשאיר את המצב כמות שהוא ולהסכים איתו. יש בהחלט מה לעשות ולשפר כדי לקדם את העסק למטרות והיעדים הרצויים.